Kurs: Deine Firma mit HyperLevel führen

10 Lektionen für Gründerinnen und Gründer, die ihre eigene Firma mit HyperLevel führen – zusammen etwa 3 Stunden. Jede Lektion endet mit einer 10-Minuten-Aufgabe in der echten App. In HyperLevel findest du den Kurs unter Akademie → Kurs: Deine Firma führen; dort markiert die Tour jede Stelle und wartet, bis du sie ausprobiert hast.

Am besten arbeitest du in deinem eigenen HQ-Sub-Account mit der Vorlage „Software- & SaaS-Firma (HQ)“ (Agentur → Snapshots → Vorlagen). Das Betriebs-Handbuch für die Zeit danach – Routinen, Kennzahlen, wann einstellen, wann automatisieren – ist das Company-Playbook.

Hinweis: Dieser Kurs ersetzt keine Beratung. Steuerfragen gehören zur Steuerberaterin oder zum Steuerberater, Rechtsfragen zur Anwältin oder zum Anwalt.

Inhalt

1. Firmen-Setup: Branding, Team, Rechte, Steuerdaten – Firmendaten, Logo und Farben, Steuer- und Rechnungsdaten, das Team mit den richtigen Rechten – das Fundament für alles Weitere.
2. Vertrieb: Pipeline, Lead-Scoring, Sequenzen, Angebote – Vom Interessenten zum Kunden: eine Pipeline, die zu deinem Verkaufsprozess passt, Lead-Scoring, persönliche Sequenzen und Angebote mit Unterschrift.
3. Marketing: Funnels, Formulare, E-Mail, Social, Attribution – Landingpage und Warteliste, Formulare mit Double-Opt-in, Newsletter, Social Planner und die Frage, welcher Kanal wirklich Kunden bringt.
4. Kundenservice: Posteingang, Helpdesk, SLAs, Wissensdatenbank – Alle Kanäle in einem Posteingang, Tickets mit SLA, eine Wissensdatenbank, die Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden.
5. Finanzen: Rechnungen, SEPA, Mahnwesen, DATEV, Gewinnrechner – Rechnungen mit XRechnung/ZUGFeRD, Lastschrift per SEPA, automatisches Mahnwesen, DATEV-Export, Buchhaltung light und der Gewinnrechner für deine Preise.
6. Projekte & Zeit – Aufgaben, Projekte, wiederkehrende Routinen und Zeiterfassung – damit die Roadmap und deine Woche nicht im Kopf leben.
7. KI-Mitarbeiter & Automatisierung – Workflows, die dir Routine abnehmen, und KI-Agenten mit klaren Grenzen: Entwürfe, Freigaben, Protokoll – nichts geht ungeprüft an Kunden.
8. Kennzahlen & Wochen-Routine – Das CEO-Cockpit mit MRR, ARR, Testphasen, Conversion, Kündigungen, Quellen und SLA – und ein Wochen-Review in 30 Minuten.
9. Datenschutz & Compliance: DSGVO, AVV, Aufbewahrung, GoBD – Einwilligungen mit Nachweis, Auftragsverarbeitung, Löschfristen und unveränderbare Belege – was die App übernimmt und was du selbst regeln musst.
10. Skalieren: Team, Rollen, Snapshots, Agentur-Modus – Wenn es mehr wird: Rollen statt Einzelrechte, Vorlagen statt Handarbeit, Agentur-Modus für Partner – und wann du einstellst statt automatisierst.

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Lektion 1: Firmen-Setup: Branding, Team, Rechte, Steuerdaten

Firmendaten, Logo und Farben, Steuer- und Rechnungsdaten, das Team mit den richtigen Rechten – das Fundament für alles Weitere. (ca. 15 Minuten)

1. Warum zuerst das Setup? – Alles, was HyperLevel verschickt – Rechnungen, E-Mails, Angebote, das Hilfe-Center – nimmt Name, Adresse, Logo und Steuerdaten von hier. Zehn Minuten jetzt sparen dir später jede Korrektur.
2. Firmendaten (Einstellungen → Firma) – Name, Adresse, Zeitzone, Website und Logo. Bei einer GmbH gehört der vollständige Firmenname mit Rechtsform hinein, bei Einzelunternehmen dein Name.
3. Rechnungs- und Steuerdaten (Einstellungen → Rechnungen) – Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Kleinunternehmer-Regel ja/nein, Zahlungsziel und Nummernkreis. Was hier steht, steht auf jeder Rechnung – im Zweifel mit der Steuerberatung abstimmen.
4. Das Team (Einstellungen → Team) – Jede Person bekommt einen eigenen Login – nie geteilte Passwörter. Admins sehen alles; Mitglieder nur die Bereiche, die du anhakst (z. B. nur Service oder nur Vertrieb).
5. Zwei-Faktor-Login (Einstellungen → Mein Konto) – Für dich als Gründerin oder Gründer Pflicht: 2FA einschalten und die Backup-Codes in den Passwort-Manager legen.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe (Einstellungen → Firma) – Trag Firmendaten, Logo und Steuerdaten ein, lade eine Person mit eingeschränkten Rechten ein (z. B. nur Service) und schalte 2FA ein. – So geht’s: Arbeite die drei Reiter Firma, Rechnungen und Team einmal von oben nach unten durch.

Das hast du gelernt:

• Firmendaten und Branding pflegen
• Steuer- und Rechnungsdaten für korrekte Rechnungen hinterlegen
• Kolleginnen mit genau den Bereichen einladen, die sie brauchen

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Lektion 2: Vertrieb: Pipeline, Lead-Scoring, Sequenzen, Angebote

Vom Interessenten zum Kunden: eine Pipeline, die zu deinem Verkaufsprozess passt, Lead-Scoring, persönliche Sequenzen und Angebote mit Unterschrift. (ca. 15 Minuten)

1. Deine Kunden-Pipeline (Opportunities) – Mit der HQ-Vorlage gibt es Kunden (Cloud): Warteliste → Testphase → Kunde → Gekündigt / Rückgewinnung. Dazu Agentur-Partner und Presse & Influencer.
2. Eine Pipeline ist eine Prognose – Jede Karte ist ein Deal mit Wert. Wer die Pipeline täglich pflegt, sieht im Dashboard, was nächsten Monat reinkommt – wer nicht, rät.
3. Lead-Scoring (Lead-Scoring) – Punkte für Verhalten (Formular, Klick, Termin) und Merkmale (Teamgröße, Tarif). Sortiere deine Kontakte nach Score und ruf die heißesten zuerst an.
4. Sequenzen und Angebote (sales) – Sequenzen sind persönliche Mail-Folgen, die stoppen, sobald jemand antwortet. Angebote verschickst du mit Positionen, Online-Unterschrift und optionaler Anzahlung.
5. Ehrlich verkaufen – Keine künstliche Knappheit, keine erfundenen Rabatte. In einer kleinen Firma ist dein Ruf das wichtigste Vertriebswerkzeug – die Vorlagen-Mails sind deshalb bewusst schlicht.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe (Opportunities) – Leg drei echte Kontakte als Deals in Kunden (Cloud) an, verschiebe einen in Testphase und schreibe ein Angebot für den Tarif Team & Company. – So geht’s: Öffne Opportunities und lege den ersten Deal an.

Das hast du gelernt:

• Die Kunden-Pipeline lesen und pflegen
• Mit Lead-Scoring die heißesten Kontakte zuerst anrufen
• Sequenzen und Angebote für den persönlichen Verkauf nutzen

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Lektion 3: Marketing: Funnels, Formulare, E-Mail, Social, Attribution

Landingpage und Warteliste, Formulare mit Double-Opt-in, Newsletter, Social Planner und die Frage, welcher Kanal wirklich Kunden bringt. (ca. 15 Minuten)

1. Formulare zuerst (Formulare & Umfragen) – Die HQ-Vorlage bringt Warteliste & Newsletter (Double-Opt-in), Demo-Anfrage, Support und Feature-Wunsch mit. Jedes Formular hat einen Link und einen Einbett-Code.
2. Funnels und Website (Funnels & Websites) – Eine Landingpage mit einem klaren Versprechen und einem Formular reicht für den Anfang. A/B-Tests lohnen sich erst ab einigen hundert Besuchen pro Woche.
3. E-Mail-Kampagnen (Kampagnen) – Newsletter nur an Kontakte mit bestätigter Einwilligung. Lieber einmal pro Woche etwas Nützliches als täglich Werbung.
4. Social Planner (Social Planner) – Plane Beiträge eine Woche im Voraus – am besten als Entwurf, den du am Montag freigibst.
5. Attribution (Attribution) – Welche Quelle bringt Leads, welche bringt Kunden? Erst damit weißt du, wo dein Marketing-Budget hingehört.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe (Formulare & Umfragen) – Bette das Formular Warteliste & Newsletter auf deiner Website ein, melde dich selbst an und bestätige die Double-Opt-in-Mail. – So geht’s: Öffne Formulare, kopiere den Einbett-Code und teste die Anmeldung.

Das hast du gelernt:

• Ein Formular mit Double-Opt-in auf die Website bringen
• Newsletter und Social-Posts planen
• Mit Attribution sehen, welche Quelle Kunden bringt

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Lektion 4: Kundenservice: Posteingang, Helpdesk, SLAs, Wissensdatenbank

Alle Kanäle in einem Posteingang, Tickets mit SLA, eine Wissensdatenbank, die Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden. (ca. 15 Minuten)

1. Ein Posteingang für alles (Konversationen) – E-Mail, Chat, WhatsApp, SMS und Anrufe landen hier. Gespräche sind für schnelle Antworten, Tickets für Anliegen mit Frist.
2. Tickets mit SLA (Tickets) – Das Formular Support legt Tickets an. Zwei HQ-Workflows melden, wenn eine Frist in Gefahr ist oder verletzt wurde.
3. Realistische Fristen (Einstellungen → Service) – Versprich nur, was du halten kannst. Allein gegründet? Dann lieber „erste Antwort innerhalb eines Werktags“ als eine Stunde, die du nicht schaffst.
4. Wissensdatenbank (Wissensdatenbank) – Die Vorlage legt vier Entwürfe an: Cloud vs. Self-Hosting, Preise, Umzug von HighLevel, DSGVO/AVV. Lies sie, passe sie an und veröffentliche sie.
5. Die goldene Regel – Jede Frage, die zweimal kommt, wird ein Hilfe-Artikel. So beantwortet die Wissensdatenbank mit der Zeit die Hälfte der Tickets für dich.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe – Passe die Fristen an, veröffentliche zwei der vier Hilfe-Artikel und schicke dir selbst ein Ticket über das Formular Support. – So geht’s: Öffne Wissensdatenbank und veröffentliche den Artikel „Was kostet HyperLevel?“.

Das hast du gelernt:

• Posteingang und Tickets auseinanderhalten
• SLAs so einstellen, dass sie realistisch sind
• Die Wissensdatenbank mit den häufigsten Fragen füllen

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Lektion 5: Finanzen: Rechnungen, SEPA, Mahnwesen, DATEV, Gewinnrechner

Rechnungen mit XRechnung/ZUGFeRD, Lastschrift per SEPA, automatisches Mahnwesen, DATEV-Export, Buchhaltung light und der Gewinnrechner für deine Preise. (ca. 20 Minuten)

1. Rechnungen (Rechnungen & Angebote) – Rechnungen gehen als PDF mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD) oder als XRechnung raus. Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderbar – korrigiert wird per Gutschrift.
2. SEPA-Lastschrift (sepa) – Für Kunden ohne Karte: Mandat online einholen, Lastschrift-Datei erzeugen, im Online-Banking hochladen. Ohne Zahlungsanbieter.
3. Mahnwesen (dunning) – Freundliche Erinnerung, dann Mahnstufen – automatisch, aber mit deiner Freigabe für die letzte Stufe.
4. Buchhaltung light und DATEV (Buchhaltung) – Belege hochladen, Bankumsätze zuordnen, monatlich den DATEV-Export an die Steuerberatung. Die Buchhaltung bereitet vor – die Steuerberatung entscheidet.
5. Gewinnrechner (Gewinnrechner) – Was bleibt bei 49,99 €, 99,99 € und 199 € nach USt, Gebühren, Kosten und Steuern? Lege ein Szenario mit deinen echten Zahlen an – eine Schätzung, keine Steuerberatung.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe – Schreib eine Test-Rechnung an dich selbst, aktiviere eine Mahnstufe und lege im Gewinnrechner ein Szenario mit deinen drei Tarifen an. – So geht’s: Öffne den Gewinnrechner und nimm die Vorlage „HyperLevel Staffel“ als Start.

Das hast du gelernt:

• E-Rechnungen schreiben, die der Pflicht entsprechen
• SEPA-Lastschrift und Mahnwesen einrichten
• Den DATEV-Export für die Steuerberatung erzeugen
• Preise mit dem Gewinnrechner prüfen

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Lektion 6: Projekte & Zeit

Aufgaben, Projekte, wiederkehrende Routinen und Zeiterfassung – damit die Roadmap und deine Woche nicht im Kopf leben. (ca. 10 Minuten)

1. Aufgaben (Aufgaben) – Alles mit Datum ist eine Aufgabe – auch das, was Workflows anlegen (Check-in-Anruf in der Testphase, SLA in Gefahr).
2. Projekte (pm) – Die HQ-Vorlage legt das Projekt CEO-Routinen an: Morgenrunde, Wochen-Review, Roadmap-Runde, Monatsabschluss, Quartals- und Jahres-Check – alle wiederkehrend.
3. Roadmap als Projekt – Leg ein zweites Projekt „Roadmap“ an: Spalten Ideen → Geplant → In Arbeit → Fertig. Feature-Wünsche mit dem Tag roadmap:wunsch landen dort als Aufgaben.
4. Zeiterfassung (time) – Auch als Gründerin lohnt es sich, eine Woche lang alles zu erfassen: Wie viel Zeit geht in Support, Vertrieb, Entwicklung? Das zeigt, was du zuerst abgeben oder automatisieren solltest.
5. Weniger ist mehr – Drei Prioritäten pro Woche reichen. Alles andere ist ein Backlog, kein Versprechen.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe (pm) – Öffne CEO-Routinen, passe die Wochentage an deinen Kalender an und leg das Projekt „Roadmap“ mit vier Spalten an. – So geht’s: Öffne Projekte und wähle CEO-Routinen.

Das hast du gelernt:

• Projekte mit Board, Liste und Kalender führen
• Wiederkehrende Routinen als Aufgaben anlegen
• Zeit erfassen und auswerten

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Lektion 7: KI-Mitarbeiter & Automatisierung

Workflows, die dir Routine abnehmen, und KI-Agenten mit klaren Grenzen: Entwürfe, Freigaben, Protokoll – nichts geht ungeprüft an Kunden. (ca. 15 Minuten)

1. Die HQ-Workflows (Automationen) – Neun Workflows kommen als Entwurf: Warteliste, Testphase-Onboarding (Tag 0/1/3/7/12), Testphase endet, Kunde geworden, Kündigung & Rückgewinnung, zwei SLA-Workflows, Feature-Wunsch, Demo-Anfrage.
2. Erst testen, dann aktivieren – Jeder Workflow hat einen Trockenlauf: Er zeigt Schritt für Schritt, was passieren würde – ohne eine Mail zu senden. Aktiviere erst, wenn E-Mail-Versand und Texte stimmen.
3. KI-Agenten (agents) – Ein Agent bekommt nur die Werkzeuge, die er braucht, z. B. „Tickets lesen, Antwort-Entwurf schreiben“. Senden, löschen oder bezahlen bleibt bei dir.
4. Freigaben und Grenzen – Regel für den Anfang: KI schreibt Entwürfe, Menschen schicken ab. Kosten-Limit setzen, Protokoll wöchentlich ansehen, Kundendaten nur an Anbieter mit AVV.
5. Was automatisieren? – Automatisiere, was du dreimal gleich gemacht hast und was bei einem Fehler niemandem schadet. Persönliche Gespräche – Kündigungen, Beschwerden – bleiben persönlich.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe (Automationen) – Öffne den Workflow Testphase: Onboarding, mach einen Trockenlauf mit dir selbst als Kontakt und aktiviere ihn erst danach. – So geht’s: Öffne Automationen und wähle den Onboarding-Workflow.

Das hast du gelernt:

• Workflows erst im Trockenlauf testen, dann aktivieren
• KI-Agenten mit eingeschränkten Werkzeugen und Freigaben einsetzen
• Im Protokoll nachsehen, was automatisch passiert ist

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Lektion 8: Kennzahlen & Wochen-Routine

Das CEO-Cockpit mit MRR, ARR, Testphasen, Conversion, Kündigungen, Quellen und SLA – und ein Wochen-Review in 30 Minuten. (ca. 15 Minuten)

1. Das CEO-Cockpit (Berichte) – Die HQ-Vorlage legt das Dashboard CEO-Cockpit (SaaS) an: MRR, ARR, aktive Abos, laufende Testphasen, Lead → Kunde, Kündigungen, SLA-Quote, Leads je Quelle.
2. MRR zuerst – Monatlich wiederkehrender Umsatz ist die eine Zahl, die zählt. Ein gesundes frühes SaaS wächst 10–20 % im Monat; wichtiger als das Tempo ist, dass die Kurve nicht wieder fällt.
3. Trichter und Kündigungen – Testphase → Kunde sollte bei 15–25 % (ohne Karte) bzw. 40–60 % (mit Karte) liegen. Kündigungen unter 3 % pro Monat. Jede Kündigung hat einen Grund – er steht im Feld „Kündigungsgrund“.
4. Das Wochen-Review (30 Min.) – Montag, immer gleich: 1. Zahlen ansehen (10 Min.), 2. drei Auffälligkeiten notieren, 3. Tickets mit SLA-Verletzung besprechen, 4. drei Entscheidungen für die Woche festlegen.
5. Automatisch per E-Mail – Unter Berichte → Zeitpläne lässt du dir das Cockpit jeden Montag um 8 Uhr schicken. Dann beginnt das Review, bevor du die App öffnest.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe – Öffne das CEO-Cockpit, plane den Versand für Montag 8 Uhr und notiere deine drei Zahlen der Woche in der Aufgabe „Wochen-Review“. – So geht’s: Öffne Berichte und wähle CEO-Cockpit (SaaS).

Das hast du gelernt:

• Die wichtigsten SaaS-Kennzahlen lesen
• Ein 30-Minuten-Wochen-Review mit festen Fragen machen
• Den Bericht automatisch per E-Mail bekommen

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Lektion 9: Datenschutz & Compliance: DSGVO, AVV, Aufbewahrung, GoBD

Einwilligungen mit Nachweis, Auftragsverarbeitung, Löschfristen und unveränderbare Belege – was die App übernimmt und was du selbst regeln musst. (ca. 15 Minuten)

1. Einwilligung & Recht (Einstellungen → Einwilligung & Recht) – Double-Opt-in, Texte der Einwilligung mit Versionen, Cookie-Banner, Impressum und Datenschutzerklärung. Jede Einwilligung wird mit Zeitpunkt und Text nachweisbar gespeichert.
2. Auftragsverarbeitung (AVV) – Jeder Dienst, der Kundendaten für dich verarbeitet (Hosting, E-Mail-Versand, KI-Anbieter), braucht einen AVV. Leg dir eine Liste an – im Wiki oder als Hilfe-Artikel.
3. Aufbewahrung – Rechnungen und Buchungsbelege: in der Regel 8 bzw. 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Werbe-Kontakte ohne Einwilligung: löschen. Die genauen Fristen klärt deine Steuerberatung.
4. GoBD – Festgeschriebene Rechnungen und Buchungen sind unveränderbar, Änderungen laufen über Storno und Gutschrift, jede Änderung steht im Protokoll. Eine Verfahrensdokumentation schreibst du trotzdem selbst.
5. Grenzen dieses Kurses – Dieser Kurs ersetzt keine Beratung. Steuerfragen gehören zur Steuerberaterin oder zum Steuerberater, Rechtsfragen zur Anwältin oder zum Anwalt.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe – Prüfe den Double-Opt-in-Text, trage Impressum und Datenschutz ein und schreib deine AVV-Liste (Hosting, Mail, KI, Zahlung) ins Wiki. – So geht’s: Öffne Einstellungen → Einwilligung & Recht.

Das hast du gelernt:

• Einwilligungen und Double-Opt-in nachweisbar machen
• Wissen, wann ein AVV nötig ist
• Aufbewahrungsfristen und GoBD-Grundsätze kennen
• Wann die Steuerberatung oder ein Anwalt gefragt ist

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Lektion 10: Skalieren: Team, Rollen, Snapshots, Agentur-Modus

Wenn es mehr wird: Rollen statt Einzelrechte, Vorlagen statt Handarbeit, Agentur-Modus für Partner – und wann du einstellst statt automatisierst. (ca. 15 Minuten, nur für die Agentur)

1. Rollen statt Einzelrechte (Einstellungen → Team) – Denk in Rollen: Support (Posteingang, Tickets, Wissensdatenbank), Vertrieb (Kontakte, Opportunities), Buchhaltung (Rechnungen, Buchhaltung). Jede neue Person bekommt eine Rolle, keine Sonder-Rechte.
2. Vorlagen von HyperLevel (Agentur → Snapshots) – Hier liegt Software- & SaaS-Firma (HQ) – mit einem Klick in einen Sub-Account geladen. Deinen eigenen, verbesserten Stand speicherst du darunter als Snapshot.
3. Agentur-Modus (Agentur → Kunden) – Agentur-Partner bekommen eigene Sub-Accounts – aus einem Snapshot, mit eigenem Login und auf Wunsch unter ihrer Marke.
4. Einstellen oder automatisieren? – Faustregel: Kostet dich eine Aufgabe mehr als 10 Stunden pro Woche und ist sie nicht automatisierbar, ist es Zeit für eine Person. Zuerst meistens Support, dann Vertrieb.
5. Dokumentiere, was funktioniert – Jede Routine, die gut läuft, gehört ins Wiki – dann kann sie jemand anderes übernehmen. Das Company-Playbook ist dafür der Startpunkt.
6. Deine 10-Minuten-Aufgabe (Agentur → Snapshots) – Speichere deinen HQ-Sub-Account als Snapshot „HQ – Stand heute“ und schreib im Wiki auf, welche Rolle du als Erstes besetzen würdest. – So geht’s: Öffne Agentur → Snapshots und klicke auf Snapshot erstellen.

Das hast du gelernt:

• Rechte nach Rollen vergeben
• Mit Snapshots und Vorlagen wiederholbar arbeiten
• Agentur-Partner mit eigenen Sub-Accounts betreuen
• Entscheiden, ob du einstellst oder automatisierst

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