Handbuch: Die Firma mit HyperLevel übernehmen

Dieses Handbuch ist die gedruckte Fassung des Gesamt-Guides „Firma übernehmen“ aus der Akademie (Menüpunkt Akademie in HyperLevel). Es führt eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger in 14 Kapiteln durch alles, was man braucht, um die Firma zu führen – vom sicheren Zugang über die Tagesroutine bis zum Betrieb des Servers. Zusammen dauert das etwa 5 Stunden; jedes Kapitel lässt sich einzeln machen und später fortsetzen.

Am besten machst du die Kapitel direkt in der App: Die Tour markiert dort jedes Feld und jeden Knopf, erklärt ihn und wartet, bis du ihn ausprobiert hast. Zum Üben legt die Akademie auf Wunsch eine Übungs-Firma mit erfundenen Kunden an – dort kann nichts kaputtgehen und nichts wird verschickt.

Inhalt

Zugang & Sicherheit – Passwort, Zwei-Faktor-Login, Geräte, wer Zugang hat – und wo Zugangsdaten liegen (nie im Klartext).
Agentur-Überblick – Projekte und Kunden, Projekt-Wechsler, Strg+K und die Claude-Sitzungen jedes Projekts.
Tagesroutine – Die 15-Minuten-Runde jeden Morgen: Posteingang (inkl. WhatsApp und Anrufe), Aufgaben, Termine, Pipeline, Tickets – und dein eigenes Dashboard.
Kunden & Projekte – Kontakt- und Firmen-Steckbriefe, eigene Objekte und Eigenschaften, Projekt-Steckbrief, Website-Überwachung, Dokumente und Claude-Artefakte.
Marketing – Kampagnen mit dem E-Mail-Designer, Social Planner, Workflows, Attribution, Affiliates, Werbung, Lead-Scoring und Marketing-Berichte.
Websites & Funnels – Seiten-Builder, Blog, A/B-Tests, Formulare, Kalender-Buchung und eigene Domains.
Kurse & Community – Online-Kurse, Mitgliederbereich und Community-Gruppen – Zugang, Moderation, Mitglieder.
Umsatz – Rechnungen & Angebote, Stripe, Produkte & Kauf-Links, Buchhaltung mit Norman, Verträge.
Reputation – Bewertungen sammeln, Google-Profil verbinden, auf Rezensionen antworten.
Service & Support – Tickets und SLAs, Zuweisung, Support-Postfach, Wissensdatenbank, Zufriedenheit (CSAT/NPS) und gefährdete Kunden im Health-Score.
KI – KI-Assistent im Posteingang und Chat, KI-Telefonagent und die Claude-Werkzeuge (MCP).
Einstellungen & Integrationen – Kanäle, Telefonie, Stripe, Integrations-Katalog, Zapier/Make/n8n, HubSpot-Import, OAuth, Todoist, Supabase, Android-App, SaaS, White-Label, Domains, Snapshots.
Betrieb – Backups, Protokoll, die wöchentliche Server-Ressourcen-Routine und was zu tun ist, wenn eine Website down ist.
Abschluss-Checkliste – Alles abhaken: Zugänge, Versand, Zahlungen, Backups, Websites, Automationen – dann ist die Firma übernommen.

Kapitel 1: Zugang & Sicherheit

Passwort, Zwei-Faktor-Login, Geräte, wer Zugang hat – und wo Zugangsdaten liegen (nie im Klartext). (ca. 20 Minuten)

Willkommen zur Übernahme – Dieser Guide führt dich in 14 Kapiteln durch alles, was du brauchst, um die Firma mit HyperLevel zu führen. Jedes Kapitel dauert 10–35 Minuten. Pausiere jederzeit mit ✕ – in der Akademie geht es genau hier weiter.
Grundregel für Zugangsdaten – Passwörter, API-Schlüssel und Tokens gehören in einen Passwort-Manager (z. B. 1Password oder Bitwarden) – nie in Notizen, E-Mails, Chats oder den Projekt-Steckbrief. HyperLevel zeigt gespeicherte Geheimnisse nie wieder an, nur „hinterlegt“.
Dein Passwort (Einstellungen → Mein Konto) – Hast du dein Passwort von jemand anderem bekommen? Dann ändere es jetzt – lang, einzigartig, aus dem Passwort-Manager.
Zwei-Faktor-Login einschalten – Mit 2FA reicht ein gestohlenes Passwort nicht mehr. Beim Anmelden fragt HyperLevel zusätzlich einen 6-stelligen Code aus deiner Authenticator-App. – So geht’s: Klicke auf 2FA einrichten, scanne den QR-Code mit der App und gib den Code ein.
Backup-Codes sichern – Nach dem Einschalten erscheinen Backup-Codes. Speichere sie im Passwort-Manager oder drucke sie aus – sie helfen, wenn das Handy verloren geht.
Angemeldete Geräte – Bei einer Übergabe: alle anderen Geräte abmelden. Danach bist nur noch du angemeldet.
Wer hat Zugang? (Einstellungen → Team) – Lösche Zugänge ehemaliger Mitarbeiter und prüfe, wer Admin ist. Jeder Admin sollte das grüne 2FA-Zeichen haben – sonst „2FA zurücksetzen“ und neu einrichten lassen.
Übergabe-Status (Akademie) – Hier siehst du auf einen Blick, wer noch ohne 2FA ist, was eingerichtet ist und was fehlt. Wir kommen am Ende darauf zurück.
Schlüssel für Claude & Co. (Agentur → API & MCP) – Agentur-Schlüssel erlauben Claude (MCP) und anderen Programmen den Zugriff. Unbekannte oder alte Schlüssel löschen; neue werden nur einmal angezeigt – sofort in den Passwort-Manager.
API-Schlüssel des Sub-Accounts (Einstellungen → API & Webhooks) – Dasselbe je Sub-Account: Was du nicht kennst, löschen. „Zuletzt benutzt“ zeigt, was noch gebraucht wird.
Konten außerhalb von HyperLevel – Liste alle Konten auf, die zur Firma gehören: Domain-Anbieter, Server (z. B. Hostinger), Stripe, Twilio, Meta, Google, Anthropic, E-Mail-Postfach. Für jedes gilt: Zugang im Passwort-Manager, 2FA an, Rechnungs- und Kontakt-E-Mail aktuell.

Das hast du gelernt:

Wo Zugangsdaten hingehören: in den Passwort-Manager, nie in Notizen oder Mails
Den eigenen Zugang mit 2FA und Backup-Codes absichern
Fremde Geräte abmelden
Zugänge, Admins und Schlüssel prüfen

Mehr dazu: Funktionen: Sicherheit

Kapitel 2: Agentur-Überblick

Projekte und Kunden, Projekt-Wechsler, Strg+K und die Claude-Sitzungen jedes Projekts. (ca. 15 Minuten)

Alle Projekte (Agentur → Projekte) – Jede Karte ist ein Projekt oder Kunde (Sub-Account) – mit Status, Website-Erreichbarkeit, offenen Deals, Aufgaben und Post. Ein Klick wechselt hinein.
Dein Projekt (Projekt) – Jedes Projekt hat einen Steckbrief: Was ist das, wie läuft es, wo liegt was.
Projekt-Wechsler – Oben links wechselst du zwischen den Projekten – mit Suche. Zuletzt benutzte stehen oben.
Strg+K – Die Befehlsleiste findet Projekte, Seiten, Dokumente und Claude-Sitzungen. – So geht’s: Klicke auf Springen oder drücke Strg+K.
Probier es – Tippe den Namen eines Projekts und drücke Enter. Esc schließt die Leiste.
Claude-Sitzungen – Für viele Projekte gibt es eine Claude-Sitzung (claude.ai/code), in der am Projekt gearbeitet wird. Der Link steht hier und im Claude-Knopf – so übernimmst du auch die laufende Entwicklung.
Dokumente & Artefakte – Berichte, Konzepte und Claude-Artefakte zum Projekt. Lies sie bei der Übernahme einmal durch.
Kunden (Agentur → Kunden) – Alle Kunden mit Kontakten, Websites und Logins. Hier legst du auch neue Kunden an.
Über alle Projekte (Agentur → Projekte) – Kontakte, Deals, Aufgaben und Dokumente gibt es auch projektübergreifend – praktisch für den Überblick am Morgen.
Hilfe ist immer da – Weißt du auf einer Seite nicht weiter, klick oben rechts auf das ? – dort startet die passende Tour.

Das hast du gelernt:

Alle Projekte und Kunden finden
Mit Projekt-Wechsler und Strg+K schnell springen
Wo die Claude-Sitzungen und Dokumente eines Projekts hängen
Projektübergreifende Listen nutzen

Mehr dazu: Als Agentur

Kapitel 3: Tagesroutine

Die 15-Minuten-Runde jeden Morgen: Posteingang (inkl. WhatsApp und Anrufe), Aufgaben, Termine, Pipeline, Tickets – und dein eigenes Dashboard. (ca. 20 Minuten)

Die Morgenrunde – Jeden Morgen dieselbe Runde, ca. 15 Minuten: 1. Dashboard, 2. Posteingang, 3. verpasste Anrufe, 4. Aufgaben, 5. Termine, 6. Pipeline – und wenn ihr Kundenservice macht: 7. Tickets. Bei mehreren Projekten: zuerst die Agentur-Übersicht.
1. Dashboard (Dashboard) – Ein Blick genügt: Neue Kontakte, Nachrichten, Termine, Umsatz. Ungewöhnliche Zahlen? Nachhaken.
2. Posteingang: nur Neues (Konversationen) – E-Mail, SMS, WhatsApp, Messenger, Instagram, Chat und Anrufe landen alle hier. – So geht’s: Klicke auf Neu.
Abarbeiten – Von oben nach unten: öffnen, antworten oder als Aufgabe merken. Unter „Entwürfe“ warten Antworten des KI-Assistenten und importierte Mail-Entwürfe auf deine Freigabe.
Antworten – Im Verlauf unten den Kanal wählen und schreiben. Bei WhatsApp gilt das 24-Stunden-Fenster – danach nur mit Vorlage.
3. Verpasste Anrufe (Anrufe) – Wer angerufen hat und niemanden erreicht hat – mit Voicemail zum Anhören. – So geht’s: Klicke auf Verpasst.
Zurückrufen – „Zurückrufen“ klingelt erst bei dir (Handy oder Browser) und verbindet dann.
4. Aufgaben (Aufgaben) – Was ist heute fällig, was überfällig (rot)? Erledigtes abhaken, Neues mit Datum anlegen.
5. Termine (Kalender) – Die anstehenden Termine. Nach einem Termin den Status setzen (erschienen / nicht erschienen) – das zählt fürs Dashboard und kann Workflows starten.
6. Pipeline (Opportunities) – Deals weiterziehen, Werte aktualisieren, Gewonnenes und Verlorenes markieren. Eine gepflegte Pipeline ist deine Umsatzprognose.
7. Tickets (Tickets) – Macht ihr Support: „SLA zuerst“ sortieren und auf „Nicht zugewiesen“ filtern – was gefährdet ist, kommt zuerst dran. Mehr im Kapitel „Service & Support“.
Dein Morgen-Dashboard (Berichte) – Unter Berichte legst du dir mit einem Klick ein Dashboard aus einer Vorlage an (z. B. „Vertrieb“ oder „Aktivität“) – und lässt es dir mit „Per E-Mail“ jeden Morgen schicken.
Alle Projekte auf einmal (Agentur → Aufgaben) – Mit mehreren Projekten: Agentur → Aufgaben zeigt alle offenen Aufgaben aller Projekte, überfällige zuerst.
Tipp: Push aufs Handy (Einstellungen → Mein Konto) – Schalte Push-Benachrichtigungen ein, dann musst du nicht ständig nachsehen: neue Nachrichten, fällige Aufgaben, Zahlungen.

Das hast du gelernt:

Die feste Reihenfolge der Morgenrunde
Ungelesene Nachrichten und verpasste Anrufe abarbeiten
Aufgaben und Termine im Blick behalten
Die Pipeline pflegen
Ein eigenes Dashboard unter Berichte nutzen

Mehr dazu: Funktionen im Überblick

Kapitel 4: Kunden & Projekte

Kontakt- und Firmen-Steckbriefe, eigene Objekte und Eigenschaften, Projekt-Steckbrief, Website-Überwachung, Dokumente und Claude-Artefakte. (ca. 25 Minuten)

Einen Kunden finden (Kontakte) – Name, E-Mail, Telefon oder Firma – die Suche findet alles. – So geht’s: Such einen Kunden, z. B. „Anna“.
Öffnen – Ein Klick auf die Zeile öffnet den Kontakt-Steckbrief mit allen Daten und dem Verlauf. – So geht’s: Klicke auf einen Kontakt.
Der Steckbrief – Alle Daten, eigene Felder, Tags, „Nicht stören“ und Aktionen: anrufen, Bewertung anfragen, Rechnung schreiben.
Der Verlauf – Alles, was mit dem Kunden passiert ist: Nachrichten, Termine, Formulare, Käufe, Notizen, Aufgaben. Lies bei wichtigen Kunden einmal alles durch.
Tags – Tags steuern Newsletter, Workflows und Kurszugänge. Ändere sie bewusst – ein entfernter Tag kann z. B. einen Kurszugang entziehen.
Firmen (Firmen) – Kontakte gehören zu Firmen – automatisch über das Feld „Firma“ oder die E-Mail-Domain. Die Firmenseite zeigt alle Kontakte, Deals, Tickets und Aufgaben einer Firma.
Doppelte Firmen – Nach einer Übernahme gibt es Firmen oft doppelt („Muster GmbH“ und „Muster“). Such nach dem Namen und führ sie auf der Firmenseite mit „Zusammenführen“ zusammen.
Eigene Objekte (Objekte) – Gibt es eigene Objekte wie Projekte, Verträge oder Fahrzeuge? Sie stehen hier und in der Seitenleiste – mit Datensätzen und Verknüpfungen zu Kontakten und Firmen.
Der Projekt-Steckbrief (Projekt) – Was ist das Projekt, welche Ziele, welche Links, welche Server? Halte ihn aktuell – er ist das Gedächtnis der Firma.
Website-Überwachung – Grün = die Website antwortet. Alle 10 Minuten wird geprüft; bei einem Ausfall gibt es eine Meldung.
Website eintragen – Fehlt die Adresse, ist auch die Überwachung aus.
Dokumente & Artefakte – Konzepte, Berichte und Claude-Artefakte. Claude legt Berichte über die MCP-Werkzeuge direkt hier ab.
Alle Dokumente (Agentur → Dokumente) – Alle Dokumente aller Projekte an einem Ort – auch über Strg+K zu finden.
Eigenschaften (Eigenschaften) – Fehlt dir eine Information (z. B. „Vertragsende“)? Unter Eigenschaften legst du eigene Felder für Kontakte, Firmen, Deals und eigene Objekte an – in Gruppen und mit Hilfetext.

Das hast du gelernt:

Einen Kunden finden und alles über ihn sehen
Tags und Notizen sinnvoll nutzen
Firmen, eigene Objekte und Eigenschaften
Den Projekt-Steckbrief aktuell halten
Website-Überwachung, Dokumente und Claude-Artefakte

Mehr dazu: Funktionen: Kontakte & Projekte

Kapitel 5: Marketing

Kampagnen mit dem E-Mail-Designer, Social Planner, Workflows, Attribution, Affiliates, Werbung, Lead-Scoring und Marketing-Berichte. (ca. 30 Minuten)

Was läuft gerade? – Bei einer Übernahme zuerst schauen, was automatisch passiert: aktive Workflows, geplante Kampagnen, geplante Social-Posts. Erst verstehen, dann ändern.
Kampagnen (Kampagnen) – Newsletter per E-Mail oder SMS. Geplante Kampagnen gehen von selbst raus – prüfe, ob sie noch passen.
Vorlagen & Designer – Vorlagen nutzt der Posteingang und jeder Workflow. Gestaltet werden sie mit dem E-Mail-Designer (eigene Tour).
Automationen (Automationen) – Workflows laufen im Hintergrund – z. B. Willkommens-Mails, Erinnerungen, „Verpasster Anruf → SMS“. Status „aktiv“ heißt: läuft wirklich.
Die Liste prüfen – Öffne jeden aktiven Workflow einmal: Auslöser, Schritte, Verlauf. Was niemand mehr braucht, pausieren statt löschen.
Social Planner (Social Planner) – Geplante Posts für Instagram, Facebook, LinkedIn & Co. im Monatskalender.
Woher kommen die Kunden? (Attribution → Bericht) – Attribution zeigt Leads, Deals und Umsatz je Quelle, Kampagne oder Funnel – ganz ohne Fremd-Tracking.
Werbung – Sind Meta- oder Google-Ads verbunden: Kosten pro Lead und Umsatz pro Werbe-Euro je Kampagne. So siehst du, welche Anzeige sich lohnt.
Affiliates (Affiliates) – Partner, die dich empfehlen, bekommen Provision. Einmal im Monat: Provisionen freigeben und auszahlen.
Lead-Scoring (Lead-Scoring) – Punkte für passende Eigenschaften und Aktivität zeigen, wer kaufbereit ist. Ab einer Schwelle wie MQL oder SQL kann ein Workflow den Vertrieb informieren – prüfe, ob Regeln und Schwellen noch stimmen.
Marketing-Dashboard (Berichte → Vorlagen) – Die Vorlage „Marketing“ zeigt neue Leads, Lead → Deal, Leads je Quelle und Kampagnen-Performance – mit einem Klick als eigenes Dashboard.
Tiefer einsteigen – Für jeden Bereich gibt es eine Modul-Tour mit Übungen: Kampagnen, E-Mail-Designer, Workflows, „Webhook empfangen“, Social Planner, Attribution, Affiliates, Lead-Scoring und Berichte.

Das hast du gelernt:

Was gerade an Kampagnen und Workflows läuft
Wo Newsletter und Vorlagen gestaltet werden
Social-Posts planen
Woher Kunden kommen und was Werbung kostet
Welche Leads kaufbereit sind (Lead-Scoring)

Mehr dazu: Attribution, Affiliates & Werbung

Kapitel 6: Websites & Funnels

Seiten-Builder, Blog, A/B-Tests, Formulare, Kalender-Buchung und eigene Domains. (ca. 30 Minuten)

Alle Seiten (Funnels & Websites) – Funnels (Abfolgen wie Anmeldung → Danke) und ganze Websites. Jede Karte zeigt Aufrufe und Domain.
Die Liste – Öffne jede Website einmal und klick auf „Live ↗“: Sieht alles richtig aus, stimmen Impressum und Datenschutz?
Bearbeiten – Seiten bestehen aus Blöcken (Hero, Text, Bild, Formular, Kalender, FAQ, Preise …) mit Live-Vorschau. Die Tour „Funnels & Websites“ zeigt es Schritt für Schritt.
Blog – Jede Website hat einen Blog (Reiter „Blog“ im Editor). Beiträge können geplant werden; Claude kann Entwürfe schreiben.
A/B-Tests – Je Seite kannst du zwei Versionen gegeneinander testen (Reiter „A/B-Test“) und den Gewinner mit einem Klick live schalten.
Formulare (Formulare & Umfragen) – Formulare und Umfragen legen Kontakte an und starten Workflows. Unter „Einsendungen“ siehst du alles, was reinkam.
Formular-Liste – Achte auf die Einsendungen: Kommt nichts mehr rein, ist vielleicht ein Formular kaputt oder von der Website verschwunden.
Online-Buchung (Kalender) – Kalender haben eine öffentliche Buchungsseite. – So geht’s: Klicke auf Kalender.
Buchungslink – Diesen Link findest du auf Websites, in E-Mails und beim KI-Telefonagenten. Ändere ihn nicht leichtfertig.
Domains (Agentur → Domains) – Eigene Domains: A-Record beim Domain-Anbieter auf den Server, HTTPS kommt von selbst. Wichtig: Domains rechtzeitig verlängern!

Das hast du gelernt:

Welche Websites und Funnels es gibt und wie man sie bearbeitet
Wo Blog und A/B-Tests stecken
Formulare und Buchungsseiten
Wie Domains funktionieren

Mehr dazu: Blog & Kurse

Kapitel 7: Kurse & Community

Online-Kurse, Mitgliederbereich und Community-Gruppen – Zugang, Moderation, Mitglieder. (ca. 15 Minuten)

Kurse (Kurse) – Kurse mit Modulen und Lektionen. Mitglieder lernen im Mitgliederbereich, ohne Passwort – sie bekommen einen Login-Link per E-Mail.
Kursliste – Status, Lektionen, Teilnehmer. Öffne einen Kurs, um Inhalt, Teilnehmer und Zugang zu sehen.
Mitgliederbereich – Adresse und Aussehen des Mitgliederbereichs. Ohne funktionierenden E-Mail-Versand kommen keine Login-Links an!
Wie man Zugang bekommt – Per Tag (z. B. kauf:kurs), beim Kauf eines Produkts, per Workflow oder von Hand. Wird der Tag entfernt, ist der Zugang weg.
Community (Community) – Gruppen mit Kanälen, Beiträgen, Terminen und Rangliste im Mitgliederbereich.
Moderation – Schau regelmäßig nach Meldungen: Beiträge ausblenden, löschen oder Mitglieder sperren. Beiträge als Team schreibst du in der Gruppe.

Das hast du gelernt:

Wie Kurse aufgebaut sind und wie Mitglieder Zugang bekommen
Den Mitgliederbereich (Login per E-Mail-Link)
Community-Gruppen und Moderation

Mehr dazu: Community

Kapitel 8: Umsatz

Rechnungen & Angebote, Stripe, Produkte & Kauf-Links, Buchhaltung mit Norman, Verträge. (ca. 30 Minuten)

Rechnungen (Rechnungen & Angebote) – Oben: wie viel offen ist und wie viel bezahlt. Einmal pro Woche: Überfälliges nachfassen.
Die Liste – Status je Rechnung. Ein blaues Norman-Badge heißt: die Rechnung ist schon in der Buchhaltung.
Angebote & Abos – Angebote kann der Kunde online annehmen. Abos sind Rechnungen, die sich automatisch wiederholen – prüfe, ob alle noch laufen sollen.
Rechnungsdaten (Einstellungen → Rechnungen) – Nummernkreis, USt, Zahlungsziel – und ganz wichtig: Bankverbindung und Steuernummer. Ändert sich das Konto, hier anpassen.
Stripe (Einstellungen → Stripe) – Mit Stripe zahlen Kunden per Karte, SEPA oder Apple/Google Pay. „Live“ heißt echtes Geld, „Testmodus“ nicht.
Webhook prüfen – Steht hier „fehlt“, werden Zahlungen nicht automatisch verbucht. Die Anleitung steht direkt darunter.
Produkte & Kauf-Links (Produkte) – Leistungen mit Preisen. Mit Stripe hat jedes Produkt einen Kauf-Link (/buy/…), optional mit Order-Bump, Upsell und Rabattcodes.
Buchhaltung mit Norman – Bezahlte Rechnungen überträgt Claude über die MCP-Werkzeuge in Norman (Buchhaltung) – inklusive Beleg. Zuständig ist die Claude-Sitzung bzw. deine Steuerberatung; prüfe monatlich, ob alle Rechnungen das Norman-Badge haben.
Verträge (Verträge) – Verträge aus Vorlagen, online unterschrieben, mit Prüfsumme und Protokoll. Unterschriebene Verträge kannst du jederzeit als PDF drucken.

Das hast du gelernt:

Offene und bezahlte Rechnungen im Blick
Rechnungsdaten und Stripe prüfen
Produkte, Kauf-Links und Abos
Wie Rechnungen in die Buchhaltung (Norman) kommen
Verträge online unterschreiben lassen

Mehr dazu: Stripe & Zahlungen

Kapitel 9: Reputation

Bewertungen sammeln, Google-Profil verbinden, auf Rezensionen antworten. (ca. 10 Minuten)

Bewertungen (Bewertungen) – Durchschnitt und Verteilung. Ziel: regelmäßig neue Bewertungen – sie sind das stärkste Verkaufsargument.
Anfragen – Nach jedem abgeschlossenen Auftrag eine Anfrage senden – am besten automatisch per Workflow nach dem Termin.
Google – Neue Google-Rezensionen erscheinen hier. Beantworte jede – auch die schlechten, freundlich und sachlich.
Widget – Das Bewertungs-Widget zeigt gute Bewertungen auf der Website. Ist es eingebaut? Sonst Code kopieren und in die Website einfügen.
Google-Profil verbinden (Einstellungen → Bewertungen) – Mit verbundenem Unternehmensprofil antwortest du direkt aus HyperLevel und veröffentlichst Google-Beiträge.

Das hast du gelernt:

Bewertungsanfragen senden
Google-Rezensionen lesen und beantworten
Das Bewertungs-Widget

Mehr dazu: Google-Bewertungen

Kapitel 10: Service & Support

Tickets und SLAs, Zuweisung, Support-Postfach, Wissensdatenbank, Zufriedenheit (CSAT/NPS) und gefährdete Kunden im Health-Score. (ca. 20 Minuten)

Service im Überblick – Macht die Firma Kundenservice, läuft er über Tickets: jede Anfrage mit Nummer, Zuständigkeit und Frist. Bei einer Übernahme zuerst klären: Wer bearbeitet Tickets – und welche Fristen wurden Kunden versprochen?
Offene Tickets (Tickets) – Filtere auf „Nicht zugewiesen“ und „SLA: Überschritten“. Was dort steht, ist die dringendste Baustelle – verteile es zuerst.
Die Liste – Ein Klick öffnet das Ticket mit Verlauf, Antworten, internen Notizen, SLA und Zufriedenheit. Die Tour „Tickets“ zeigt alles Schritt für Schritt.
Übersicht (Tickets → Übersicht) – SLA-Quoten, Antwort- und Lösungszeiten, CSAT und NPS der letzten Wochen – so siehst du, wie gut der Service gerade läuft.
Auslastung (Tickets → Auslastung) – Wer hat wie viele offene, dringende und überfällige Tickets? Ist jemand überlastet oder geht, verteilst du hier um.
SLAs & Zuweisung (Einstellungen → Service) – Welche Fristen gelten je Priorität, und zählen nur Geschäftszeiten? Unter „Teams & Zuweisung“ steht, wer neue Tickets bekommt – prüfe, ob ehemalige Mitarbeiter noch in Teams sind.
Support-Postfach – Unter „E-Mail → Ticket“ steht, welche Mails zu Tickets werden. Die Weiterleitung beim Mail-Anbieter (z. B. support@…) gehört mit auf die Liste der Konten.
Wissensdatenbank (Wissensdatenbank) – Hilfe-Artikel fürs öffentliche Hilfe-Center – sie helfen auch beim Antworten und dem KI-Assistenten. Veraltete Artikel (Preise, Abläufe) zuerst überarbeiten.
Zufriedenheit (Umfragen → Zufriedenheit (CSAT)) – Nach jedem gelösten Ticket bewertet der Kunde mit 1–5 Smileys. Lies die schlechten Bewertungen der letzten Wochen – und ruf bei Bedarf zurück.
Gefährdete Kunden (Kontakte) – Der Health-Score fasst Tickets, Bewertungen, Aktivität, offene Rechnungen und Deals zu einer Ampel zusammen. Filtere auf „kritisch“ – diese Kunden rufst du nach der Übernahme zuerst an.

Das hast du gelernt:

Wo Kundenanfragen landen und wer sie bearbeitet
SLA-Fristen, Teams und Zuweisung prüfen
Wissensdatenbank und Hilfe-Center aktuell halten
Zufriedenheit messen und gefährdete Kunden erkennen

Mehr dazu: Service: Tickets, SLAs & mehr

Kapitel 11: KI

KI-Assistent im Posteingang und Chat, KI-Telefonagent und die Claude-Werkzeuge (MCP). (ca. 20 Minuten)

KI-Assistent (Einstellungen → KI-Assistent) – Claude schlägt im Posteingang Antworten vor, fasst zusammen und kann im Website-Chat antworten. Oben: an/aus, Modell, Verbrauch.
Schlüssel & Kosten – Der Anthropic-Schlüssel läuft über ein Anthropic-Konto der Firma – prüfe, wem es gehört und wohin die Rechnung geht.
Wissen pflegen – Ändern sich Preise, Leistungen oder Öffnungszeiten, hier nachziehen – sonst erzählt der Assistent Altes.
Im Posteingang (Konversationen) – Vorschläge erscheinen neben dem Verlauf. Gesendet wird nie automatisch.
KI-Telefonagent (Einstellungen → Telefonie) – Nimmt Anrufe an, bucht Termine und nimmt Nachrichten auf. Nach jedem Anruf gibt es eine Zusammenfassung am Kontakt.
Claude-Werkzeuge (MCP) (Agentur → API & MCP) – Über MCP arbeitet Claude direkt mit HyperLevel: Kontakte, Deals, Posteingang, Blog-Entwürfe, Berichte, Buchhaltung. Jede Änderung steht im Protokoll.
Claude-Sitzungen – Entwicklung und größere Aufgaben laufen in Claude-Sitzungen je Projekt (Projekt → Claude-Sitzungen). Dort steht auch, woran zuletzt gearbeitet wurde.

Das hast du gelernt:

Was der KI-Assistent darf und was nicht
Wissen und Limit pflegen
Wie der KI-Telefonagent arbeitet
Wie Claude über MCP mit der Firma arbeitet

Mehr dazu: KI-Assistent

Kapitel 12: Einstellungen & Integrationen

Kanäle, Telefonie, Stripe, Integrations-Katalog, Zapier/Make/n8n, HubSpot-Import, OAuth, Todoist, Supabase, Android-App, SaaS, White-Label, Domains, Snapshots. (ca. 45 Minuten, nur für die Agentur)

Ein Wort zu Geheimnissen – In allen Einstellungen gilt: Gespeicherte Passwörter, Tokens und Schlüssel werden nie wieder angezeigt. Musst du einen ändern, trägst du einfach den neuen ein – den alten brauchst du nicht.
Firmendaten (Einstellungen → Firma) – Name, Adresse, Telefon, E-Mail für Team-Benachrichtigungen – bei einer Übernahme meist das Erste, was sich ändert.
E-Mail-Versand (Einstellungen → E-Mail & SMS) – „Nur speichern“ heißt: Es geht keine E-Mail raus. Prüfe, dass SMTP eingerichtet ist und schick dir eine Testnachricht.
Kanäle (Einstellungen → Kanäle) – WhatsApp, Messenger und Instagram über die Meta-App. Die Tokens gehören zu einem System-Benutzer im Meta Business Manager der Firma.
Telefonie (Einstellungen → Telefonie) – Twilio-Zugang und Nummer, Weiterleitung, Voicemail, Browser-Telefon und KI-Telefonagent.
Stripe (Einstellungen → Stripe) – Das Stripe-Konto des Sub-Accounts. Zugang zum Stripe-Dashboard gehört in den Passwort-Manager.
Integrations-Katalog (Apps) – Der Katalog zeigt je Sub-Account, welche Integrationen eingerichtet, unvollständig oder offen sind – mit direktem Weg zur Einstellung. Ideal als Checkliste bei der Übernahme.
Zapier, Make & n8n (Einstellungen → API & Webhooks) – Welche Automatisierungs-Tools hängen am System? Jedes Abo zeigt Quelle und letzte Antwort. Unbekanntes pausieren – und klären, wem das Zapier-, Make- oder n8n-Konto gehört.
Umzug aus HubSpot (Einstellungen → Import) – Kommt die Firma aus HubSpot (oder GoHighLevel)? Hier holst du die Daten herüber – mit Probelauf und mehrfach ausführbar. Danach den HubSpot-Token wieder trennen.
Google & Microsoft (Agentur → Integrationen) – Die OAuth-Apps der Agentur für Kalender-Sync und Google-Profil. Sie gehören zu einem Google-Cloud- bzw. Microsoft-Konto der Firma.
Postfächer – IMAP-Abgleich der Postfächer mit Regeln, welche Mail in welches Projekt kommt.
Todoist – Abgleich der Aufgaben mit Todoist – läuft mit dem Todoist-Konto, dessen Token hier hinterlegt ist. Bei einem Wechsel: neuen Token eintragen.
Supabase-Spiegel – Spiegelt Daten in eine Supabase-Datenbank für andere Projekte. Nicht genutzt? Einfach aus lassen.
App fürs Handy (Einstellungen → Mein Konto) – Die Android-App bringt Posteingang, Aufgaben, Zahlen und Widgets aufs Handy (QR-Code unter „Zur App“, gekoppelte Handys unter „Geräte (App)“ – fremde abmelden). Auf iPhone und iPad läuft HyperLevel als Web-App vom Home-Bildschirm, mit Mitteilungen und Zahl auf dem Symbol.
SaaS-Modus (Agentur → SaaS) – Verkauft HyperLevel als Abo an Kunden – mit eigenem Agentur-Stripe. Prüfe die laufenden Kunden-Abos.
White-Label (Agentur → White-Label) – Name, Logo, Farbe, Login-Texte und Support-E-Mail – die solltest du bei der Übernahme auf dich ändern.
Domains (Agentur → Domains) – Alle Domains mit Status. Die Domains selbst liegen beim Domain-Anbieter – Ablaufdaten im Kalender eintragen!
Snapshots (Agentur → Snapshots) – Startpakete für neue Kunden. Exportiere deine wichtigsten Snapshots einmal als Datei – das ist zugleich eine Sicherung deiner Vorlagen.

Das hast du gelernt:

Welche Integrationen es gibt und wo sie eingestellt werden
Dass Geheimnisse nie wieder angezeigt werden – nur ersetzt
Automatisierungs-Tools, Importe und gekoppelte Handys prüfen
Agentur-weite Einstellungen: White-Label, Domains, SaaS, Snapshots

Mehr dazu: Betrieb & Integrationen

Kapitel 13: Betrieb

Backups, Protokoll, die wöchentliche Server-Ressourcen-Routine und was zu tun ist, wenn eine Website down ist. (ca. 20 Minuten, nur für die Agentur)

Backups (Einstellungen → Sub-Accounts) – Täglich automatisch, die letzten 14 bleiben auf dem Server. Lade jetzt eins herunter und leg es an einen zweiten Ort – monatlich wiederholen. – So geht’s: Klicke auf Jetzt herunterladen.
Was im Backup ist – Die komplette Datenbank (alle Sub-Accounts, Kontakte, Rechnungen …). Bilder und Uploads liegen zusätzlich im Datenordner des Servers – die sichert der Server-Anbieter mit.
Das Protokoll (Agentur → Protokoll) – Jede Änderung mit Zeit, Person und Weg (Oberfläche, API, MCP). Wenn etwas „von allein“ anders ist, findest du hier die Ursache.
Wöchentliche Server-Routine – Einmal pro Woche (10 Minuten): 1) Letztes Backup von heute? 2) Alle Websites grün? 3) Im Server-Panel (z. B. Hostinger → VPS) CPU, Arbeitsspeicher und Speicherplatz ansehen – über 80 % Speicher heißt: alte Backups/Logs aufräumen oder Paket vergrößern. 4) Gibt es Warnungen beim Domain- oder Server-Anbieter?
Website down – Schritt 1 (Agentur → Projekte) – Ein roter Punkt heißt: Die Website antwortet nicht. Öffne sie selbst im Browser (auch am Handy ohne WLAN) – vielleicht war es nur kurz.
Website down – Schritt 2 – Dauert es an: Beim Domain-Anbieter prüfen, ob die Domain bezahlt ist und der A-Record auf den Server zeigt. Dann im Server-Panel prüfen, ob der Server läuft – notfalls neu starten.
Website down – Schritt 3 – Hilft das nicht: Öffne die Claude-Sitzung des Projekts (Strg+K → „Claude: …“) und beschreib, was du siehst. Kunden kurz informieren – ehrlich und mit einer Zeitangabe.
Meldungen aufs Handy (Einstellungen → Mein Konto) – Mit Push erfährst du sofort, wenn eine Website ausfällt – und wenn sie wieder läuft.
Updates – Neue Versionen von HyperLevel spielt ein Entwickler bzw. Claude ein (siehe Claude-Sitzung). Vorher immer ein Backup anlegen; Datenbank-Änderungen laufen beim Start automatisch.

Das hast du gelernt:

Backups herunterladen und sicher ablegen
Im Protokoll nachvollziehen, wer was geändert hat
Die wöchentliche Server-Routine
Der Notfallplan bei einer ausgefallenen Website

Mehr dazu: Backup

Kapitel 14: Abschluss-Checkliste

Alles abhaken: Zugänge, Versand, Zahlungen, Backups, Websites, Automationen – dann ist die Firma übernommen. (ca. 15 Minuten, nur für die Agentur)

Der Übergabe-Status (Akademie) – Geh die offenen Punkte von oben nach unten durch. Jeder Punkt hat einen Link dorthin, wo er erledigt wird.
☐ Zugänge – Alle Passwörter im Passwort-Manager, 2FA bei allen Admins, alte Zugänge, Schlüssel und fremde Handys (Geräte der App) entfernt, Konten bei Domain-, Server-, Zahlungs- und KI-Anbietern auf dich umgestellt.
☐ Versand – E-Mail-Versand eingerichtet und mit einer Testnachricht geprüft; SMS/WhatsApp, falls genutzt, ebenfalls.
☐ Geld – Bankverbindung und Steuernummer auf Rechnungen stimmen, Stripe-Webhook eingerichtet, Abos geprüft, Buchhaltung (Norman) auf dem Stand.
☐ Sicherheit des Betriebs – Ein Backup liegt außer Haus, alle Websites sind grün, Domains verlängert, die wöchentliche Server-Routine steht im Kalender.
☐ Automatik – Du kennst alle aktiven Workflows, geplanten Kampagnen/Posts, Berichte per E-Mail und die Abos von Zapier, Make oder n8n. Was nicht mehr passen soll, ist pausiert.
☐ Service – Offene Tickets sind verteilt, SLA-Ziele und Teams stimmen, das Support-Postfach leitet an HyperLevel weiter und die Hilfe-Artikel sind aktuell.
☐ Kunden & Team – Support-E-Mail und Absender auf dich geändert, Team informiert, wichtigste Kunden persönlich kontaktiert.
Das Handbuch (Akademie → Handbuch) – Druck dir das Handbuch aus oder speichere es als PDF – für den Ordner im Büro.
Geschafft! (Akademie) – Du hast die Firma übernommen. 🎉 Die Modul-Touren bleiben zum Nachschlagen – und das ? oben rechts hilft auf jeder Seite.

Das hast du gelernt:

Alle Zugänge gehören dir und sind gesichert
Versand, Zahlungen und Backups funktionieren
Du weißt, was automatisch passiert und wo du nachsiehst
Das Handbuch liegt ausgedruckt bereit

Mehr dazu: Handbuch

Anhang: Alle Modul-Touren

Neben dem Gesamt-Guide gibt es für jeden Bereich eine kurze Tour (5–15 Schritte). Du findest sie in der Akademie oder über das ? oben rechts auf jeder Seite.

Erste Schritte

So findest du dich zurecht (10 Schritte, ca. 5 Min.) – Menü, Projekt-Wechsler, Suche, Strg+K und das „?“ – die Oberfläche in fünf Minuten.
Die Akademie & die Übungs-Firma (7 Schritte, ca. 4 Min.) – Gesamt-Guide, Modul-Touren, Abzeichen, Übergabe-Status und das Handbuch.
Rückgängig, Verlauf und Papierkorb (8 Schritte, ca. 3 Min.) – Jede Änderung lässt sich zurücknehmen: Hinweis nach der Änderung, Strg+Z, Verlauf und Papierkorb.
Fehler melden & Wunschliste (15 Schritte, ca. 4 Min.) – Einen Fehler mit Screenshot melden, Antworten unter „Meine Meldungen“ lesen und für neue Funktionen abstimmen.

Kurs: Deine Firma führen

Firmen-Setup: Branding, Team, Rechte, Steuerdaten (6 Schritte, ca. 15 Min.) – Firmendaten, Logo und Farben, Steuer- und Rechnungsdaten, das Team mit den richtigen Rechten – das Fundament für alles Weitere.
Vertrieb: Pipeline, Lead-Scoring, Sequenzen, Angebote (6 Schritte, ca. 15 Min.) – Vom Interessenten zum Kunden: eine Pipeline, die zu deinem Verkaufsprozess passt, Lead-Scoring, persönliche Sequenzen und Angebote mit Unterschrift.
Marketing: Funnels, Formulare, E-Mail, Social, Attribution (6 Schritte, ca. 15 Min.) – Landingpage und Warteliste, Formulare mit Double-Opt-in, Newsletter, Social Planner und die Frage, welcher Kanal wirklich Kunden bringt.
Kundenservice: Posteingang, Helpdesk, SLAs, Wissensdatenbank (6 Schritte, ca. 15 Min.) – Alle Kanäle in einem Posteingang, Tickets mit SLA, eine Wissensdatenbank, die Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden.
Finanzen: Rechnungen, SEPA, Mahnwesen, DATEV, Gewinnrechner (6 Schritte, ca. 20 Min.) – Rechnungen mit XRechnung/ZUGFeRD, Lastschrift per SEPA, automatisches Mahnwesen, DATEV-Export, Buchhaltung light und der Gewinnrechner für deine Preise.
Projekte & Zeit (6 Schritte, ca. 10 Min.) – Aufgaben, Projekte, wiederkehrende Routinen und Zeiterfassung – damit die Roadmap und deine Woche nicht im Kopf leben.
KI-Mitarbeiter & Automatisierung (6 Schritte, ca. 15 Min.) – Workflows, die dir Routine abnehmen, und KI-Agenten mit klaren Grenzen: Entwürfe, Freigaben, Protokoll – nichts geht ungeprüft an Kunden.
Kennzahlen & Wochen-Routine (6 Schritte, ca. 15 Min.) – Das CEO-Cockpit mit MRR, ARR, Testphasen, Conversion, Kündigungen, Quellen und SLA – und ein Wochen-Review in 30 Minuten.
Datenschutz & Compliance: DSGVO, AVV, Aufbewahrung, GoBD (6 Schritte, ca. 15 Min.) – Einwilligungen mit Nachweis, Auftragsverarbeitung, Löschfristen und unveränderbare Belege – was die App übernimmt und was du selbst regeln musst.
Skalieren: Team, Rollen, Snapshots, Agentur-Modus (6 Schritte, ca. 15 Min., Agentur) – Wenn es mehr wird: Rollen statt Einzelrechte, Vorlagen statt Handarbeit, Agentur-Modus für Partner – und wann du einstellst statt automatisierst.

Kunden & Tagesgeschäft

Dashboard lesen (7 Schritte, ca. 3 Min.) – Kennzahlen, neue Kontakte, Termine, Pipeline und Lead-Quellen auf einen Blick.
Projekt-Steckbrief & Website-Überwachung (11 Schritte, ca. 5 Min.) – Status, Website-Check alle 10 Minuten, Ziele, Dokumente, Claude-Sitzungen und Server-Hinweise je Projekt.
Posteingang: alle Nachrichten an einem Ort (7 Schritte, ca. 5 Min.) – E-Mail, SMS, Chat, WhatsApp, Messenger, Instagram und Anrufe – lesen, filtern, antworten.
Anrufe & Browser-Telefon (7 Schritte, ca. 4 Min.) – Anrufliste, verpasste Anrufe, Voicemails, Zurückrufen und Telefonieren direkt im Browser.
Kalender & Online-Buchung (9 Schritte, ca. 6 Min.) – Termine sehen, Kalender mit Buchungsseite anlegen, Verfügbarkeit und Erinnerungen einstellen.
Kalender-Sync mit Google & Outlook (7 Schritte, ca. 4 Min.) – Den eigenen Google- oder Outlook-Kalender verbinden, damit nichts doppelt gebucht wird.
Kontakte verwalten (13 Schritte, ca. 7 Min.) – Suchen, filtern, anlegen, Tags vergeben, Verlauf lesen, importieren und exportieren.
Pipeline & Deals (10 Schritte, ca. 5 Min.) – Deals als Karten durch die Stufen ziehen, Werte pflegen, gewonnen/verloren markieren.
Aufgaben (7 Schritte, ca. 3 Min.) – To-dos anlegen, mit Fälligkeit versehen, abhaken – auch am Kontakt.
Power-Dialer: Anruflisten abarbeiten (7 Schritte, ca. 6 Min.) – Aus Smart Lists oder Tags eine Anrufliste machen, Kontakt für Kontakt anrufen, das Ergebnis festhalten, Rückrufe vereinbaren – und dabei Einwilligung, „Nicht stören“ und Anrufzeiten automatisch einhalten.
Team-Posteingang: zuweisen, zurückstellen, notieren (13 Schritte, ca. 7 Min.) – Wer macht was: Ansichten, Zuständige, Status, Zurückstellen, interne Notizen, Antwortfristen und die Regeln für neue Konversationen.
Team-Kalender: Round Robin, Fragen, Zahlung, Video (13 Schritte, ca. 8 Min.) – Buchungen im Team verteilen, Fragen stellen, bei der Buchung bezahlen lassen, Video-Links erzeugen und Routing-Formulare nutzen.
Projektplanung: Projekte, Board & Gantt (15 Schritte, ca. 8 Min.) – Projekte mit Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten planen – als Liste, Board, Kalender oder Gantt-Diagramm.
Zeiterfassung: Timer, Wochenzettel, Abrechnung (14 Schritte, ca. 6 Min.) – Zeit per Timer oder nachträglich erfassen, Wochen freigeben, Berichte auswerten und Rechnungen daraus machen.
Berichte & Dashboards (11 Schritte, ca. 7 Min.) – Dashboard aus Vorlage, Zeitraum und Filter, teilen, per E-Mail verschicken – und eigene Berichte bauen.
Firmen (12 Schritte, ca. 6 Min.) – Firmenliste mit Ansichten, automatische Zuordnung per E-Mail-Domain, die Firmenseite mit Verknüpfungen – und Dubletten zusammenführen.
Eigene Objekte & Verknüpfungen (14 Schritte, ca. 7 Min.) – Eigene Datensatz-Typen wie Fahrzeuge oder Verträge: Objekt-Builder, Datensätze und Verknüpfungen mit Labels.
Eigenschaften & Gruppen (12 Schritte, ca. 5 Min.) – Eigene Felder für Kontakte, Firmen, Deals und eigene Objekte – in Gruppen, mit Typ und Hilfetext – und die Labels für Verknüpfungen.
Wiki: Wissen im Team festhalten (12 Schritte, ca. 7 Min.) – Seiten in Bereichen und Ebenen, mit Live-Karten aus dem CRM, Checklisten, Kommentaren, Verlauf und Freigabe-Link.
Team-Chat: schnell abstimmen (9 Schritte, ca. 6 Min.) – Kanäle, Direktnachrichten und Threads – mit Karten aus dem CRM, Befehlen wie /aufgabe und dem KI-Agenten.
Living Boards: dein Arbeitsplatz, wie du ihn willst (12 Schritte, ca. 7 Min.) – Setze dir aus Bausteinen eine eigene Startseite zusammen – per Ziehen oder indem du dem Board sagst, was du sehen willst – mit Verlauf und Rückgängig.
Sequenzen: Neukunden in mehreren Schritten ansprechen (11 Schritte, ca. 7 Min.) – Aus dem eigenen Postfach: E-Mails, Aufgaben und Anrufe mit Wartezeiten – und Schluss, sobald jemand antwortet.
Quoten, Dubletten und Zugriff (10 Schritte, ca. 8 Min.) – Ziele und Rangliste fürs Team, doppelte Kontakte sauber zusammenführen und festlegen, wer welche Datensätze sieht.

Marketing

Kampagnen & Newsletter (11 Schritte, ca. 7 Min.) – E-Mail- oder SMS-Newsletter an Tags oder Smart Lists – mit Testversand und Planung.
E-Mail-Marketing: Segmente, Tests & Zustellbarkeit (13 Schritte, ca. 8 Min.) – Fertige Vorlagen, Zielgruppen nach Verhalten, A/B-Tests, Bestzeit-Versand und Zustellbarkeit – für mehr Öffnungen und weniger Spam-Ordner.
E-Mail-Designer (10 Schritte, ca. 6 Min.) – Schöne E-Mails per Drag & Drop: Abschnitte, Blöcke, Vorschau am Handy, Testmail.
Automationen (Workflows) (11 Schritte, ca. 8 Min.) – Auslöser → Aktionen: automatisch E-Mails senden, Tags setzen, Aufgaben anlegen, warten, verzweigen.
Social Planner (5 Schritte, ca. 4 Min.) – Posts für Instagram, Facebook, LinkedIn & Co. planen – im Monatskalender.
Video-Studio (8 Schritte, ca. 5 Min.) – Aus langen Videos KI-gewählte Shorts mit Untertiteln – prüfen, anpassen und im Social Planner einplanen.
Attribution & Werbung (9 Schritte, ca. 6 Min.) – Woher Leads und Umsatz kommen – UTM, Kampagnen, Funnels – plus Kosten pro Lead und ROAS aus Meta/Google Ads.
Affiliates (Partnerprogramm) (8 Schritte, ca. 5 Min.) – Partner empfehlen dich mit eigenem Link – Provisionen freigeben und auszahlen.
Workflows: Schritte finden und einstellen (12 Schritte, ca. 6 Min.) – Über 130 Aktionen und über 140 Auslöser: Auswahl mit Suche und Hilfe, Formulare je Schritt, Auslöser nach Thema und Filter für jeden Auslöser.
Workflows: testen, Versionen und Austausch (9 Schritte, ca. 5 Min.) – Mit Beispieldaten testen, das Protokoll je Schritt lesen, Entwürfe veröffentlichen, Versionen zurückholen und Workflows als JSON austauschen.
Lead-Scoring: MQL & SQL (12 Schritte, ca. 7 Min.) – Punkte für passende Eigenschaften und Aktivität, Schwellen wie MQL und SQL, Zerfall – und der Score an Kontakt und Kontaktliste.
Canvas: zeichnen, planen, gestalten (15 Schritte, ca. 8 Min.) – Unendliche Boards mit Formen, Pfeilen, Notizen und Designs – mit Live-Karten aus dem CRM, KI-Zeichnen und gemeinsamer Arbeit.
Anzeigen: Meta & Google (15 Schritte, ca. 8 Min.) – Kampagnen bei Facebook, Instagram und Google direkt in HyperLevel anlegen, prüfen, steuern – alles startet pausiert, Geld fließt erst nach deiner Bestätigung.
Webinare: Automatisiert anmelden und verkaufen (15 Schritte, ca. 8 Min.) – Ein Video zum Termin abspielen, Anmeldungen einsammeln, erinnern, Fragen und Angebot einblenden – und sehen, wer wie lange dabei war.
Kommentar-zu-DM auf Instagram und Facebook (9 Schritte, ca. 6 Min.) – Auf ein Stichwort im Kommentar öffentlich antworten, privat den Link schicken und den Kontakt anlegen.
„Webhook empfangen“ in Workflows (10 Schritte, ca. 6 Min.) – Daten aus Shops, Typeform & Co. per Webhook annehmen: geheime URL, Test-Daten, Feldzuordnung und Signatur.

Websites, Kurse & Community

Funnels & Websites bauen (13 Schritte, ca. 8 Min.) – Landingpages und ganze Websites aus Blöcken – mit Live-Vorschau, SEO und eigener Domain.
Website-Baukasten: Vorlagen, Abschnitte & Design (9 Schritte, ca. 9 Min.) – Aus einer von 23 Vorlagen starten, Abschnitte mit Spalten ziehen, für Handy und Tablet feinschleifen, Farben und Kopfzeile einmal für die ganze Website festlegen.
Sammlungen, Weiterleitungen, Barrierefreiheit & Statistik (9 Schritte, ca. 8 Min.) – Team, Projekte oder Produkte als Sammlung pflegen, alte Adressen weiterleiten, die Seite auf Barrierefreiheit prüfen und je Schritt sehen, wo Besucher abspringen.
Blog schreiben (6 Schritte, ca. 5 Min.) – Beiträge in Markdown mit Titelbild – Entwurf, geplant oder veröffentlicht, mit RSS und Sitemap.
A/B-Tests (5 Schritte, ca. 5 Min.) – Zwei Versionen einer Seite gegeneinander testen – mit Ziel, Aufteilung und Gewinner per Klick.
Formulare & Umfragen (14 Schritte, ca. 8 Min.) – Felder bauen, Leads ins CRM schicken, Workflows starten, einbetten – auch Frage für Frage, mit Punkten und fertigen Vorlagen.
Kurse & Mitgliederbereich (14 Schritte, ca. 9 Min.) – Online-Kurse mit eigenem Video, Modulen und Lektionen – Zugang per Tag, Kauf, Workflow oder von Hand; Lernpfade, Cohorts, Diskussion und Auswertung.
Community (15 Schritte, ca. 10 Min.) – Gruppen mit Kanälen, Beiträgen, Terminen, Punkten und Rangliste – mit öffentlicher Beitrittsseite, Bezahl-Stufen, Zahlen, Challenges, Live-Calls und Nachrichten.
Quiz, Aufgaben und Zertifikate (10 Schritte, ca. 8 Min.) – Wissen prüfen, Aufgaben abnehmen und Zertifikate mit PDF und Prüfseite ausstellen.

Umsatz

Rechnungen & Angebote (15 Schritte, ca. 7 Min.) – Rechnung schreiben, festschreiben, als PDF/XRechnung senden, Zahlungen erfassen, stornieren – GoBD-konform, mit Angeboten und Abos.
Produkte & Kauf-Links (7 Schritte, ca. 5 Min.) – Leistungen mit Preisen anlegen – und mit Stripe als Kaufseite /buy/… verkaufen, inkl. Order-Bump und Upsell.
Stripe verbinden & Order-Bumps (5 Schritte, ca. 5 Min.) – Online-Zahlung per Karte, SEPA, Apple/Google Pay – Schlüssel, Webhook, Testmodus, Order-Bump und Upsell.
Verträge online unterschreiben (5 Schritte, ca. 4 Min.) – Vorlagen mit Platzhaltern, Link zum Unterschreiben, Prüfsumme und Protokoll.
Buchhaltung light: Belege, Buchungen, DATEV (14 Schritte, ca. 8 Min.) – Belege sammeln, Buchungen vorbereiten, Bank abgleichen und alles dem Steuerberater übergeben – ohne zertifizierte Software zu ersetzen.
Lager & Einkauf (11 Schritte, ca. 6 Min.) – Artikel, Bestände und Lagerorte, Mindestbestand mit Warnung, Bestellungen beim Lieferanten, Inventur und Lagerbewertung.
Gewinnrechner: Was bleibt übrig? (15 Schritte, ca. 8 Min.) – Preise, Kundenzahl, Kosten und Steuern eintragen und sofort sehen, was nach allem übrig bleibt – mit Tabelle, Break-even, Prognose und Szenarien.
Ratenzahlung: Kunden zahlen in Raten (8 Schritte, ca. 5 Min.) – Einen Ratenplan an ein Produkt hängen, auf der Kaufseite anbieten und sehen, wer wie weit gezahlt hat.
Mahnwesen: Zahlungsausfälle und überfällige Rechnungen (14 Schritte, ca. 8 Min.) – Fehlgeschlagene Abo-Zahlungen auffangen, überfällige Rechnungen nachfassen und Kunden ihr Abo selbst verwalten lassen.
SEPA: Lastschrift ohne Zahlungsanbieter (12 Schritte, ca. 7 Min.) – Mandate einholen, offene Rechnungen per Lastschrift einziehen, Rücklastschriften erfassen und Überweisungsdateien für Lieferanten erzeugen.
Angebote: vom Deal bis zur Unterschrift (11 Schritte, ca. 8 Min.) – Positionen am Deal, ein Angebot mit Optionen und Anzahlung, Online-Unterschrift und Rechnung.
Buchhaltung: Lexware Office & sevDesk (6 Schritte, ca. 4 Min.) – Festgeschriebene Rechnungen gehen von selbst an Lexware Office oder sevDesk, Zahlungseingänge kommen zurück – und gewonnene Deals auf Wunsch an Google Ads.

Reputation

Bewertungen sammeln (7 Schritte, ca. 4 Min.) – Bewertungsanfragen senden: 4–5★ gehen zu Google, Kritik bleibt intern – plus Widget für die Website.
Google-Unternehmensprofil (5 Schritte, ca. 4 Min.) – Profil verbinden: alle Rezensionen, direkt antworten, Google-Beiträge veröffentlichen.

Service & Support

Tickets: Kundenanfragen bearbeiten (14 Schritte, ca. 8 Min.) – Filtern, Ansichten, ein Ticket anlegen, antworten oder notieren, SLA im Blick – und Übersicht und Auslastung des Teams.
Wissensdatenbank & Hilfe-Center (11 Schritte, ca. 6 Min.) – Hilfe-Artikel in Kategorien schreiben, veröffentlichen und im öffentlichen Hilfe-Center zeigen – auch als Vorschlag beim Antworten.
Umfragen (CSAT & NPS) und Health-Score (9 Schritte, ca. 6 Min.) – Zufriedenheit nach gelösten Tickets, Weiterempfehlung per NPS-Umfrage und die Kunden-Ampel aus allen Signalen.
Service einrichten: SLAs, Teams & Zuweisung (12 Schritte, ca. 10 Min.) – SLA-Ziele und Geschäftszeiten, Ticket-Pipelines, Teams und Zuweisungsregeln, E-Mail → Ticket, Antworten, CSAT, Portal und Health-Score.

KI

Gespräche auswerten: Zusammenfassung, Aufgaben, Scorecards (9 Schritte, ca. 6 Min.) – Aufgezeichnete Anrufe und Meeting-Aufnahmen transkribieren und auswerten: Zusammenfassung, Aufgaben, Stimmung, Redeanteil, Füllwörter – und mit Scorecards bewerten.
KI-Assistent einrichten (10 Schritte, ca. 6 Min.) – Claude schlägt Antworten vor, fasst zusammen, betreut den Website-Chat – mit eigenem Schlüssel und Monatslimit.
KI-Telefonagent (6 Schritte, ca. 5 Min.) – Claude nimmt Anrufe an, bucht Termine, nimmt Nachrichten auf und verbindet weiter.
KI-Werkzeuge verbinden (Codex, ChatGPT, Claude) (10 Schritte, ca. 5 Min.) – Codex, Claude Code, Cursor, ChatGPT und Claude.ai arbeiten direkt mit HyperLevel – per eigenem Schlüssel oder per Anmeldung (OAuth).
Claude-Werkzeuge (MCP) (5 Schritte, ca. 4 Min., Agentur) – Claude & Co. arbeiten direkt mit HyperLevel: Kontakte, Deals, Posteingang, Blog-Entwürfe, Berichte.
Der KI-Agent (10 Schritte, ca. 5 Min.) – Ein KI-Mitarbeiter auf jeder Seite: sucht, fasst zusammen, legt an und erledigt Aufgaben – mit Bestätigung vor Änderungen.
KI-Anbieter (BYOK) (8 Schritte, ca. 4 Min.) – Jedes Modell mit deinem eigenen Schlüssel: OpenAI, Anthropic, Gemini, OpenRouter, Groq, lokale Modelle, fal.ai, kie.ai und mehr.
AI Studio: Apps im Chat bauen (Beta) (5 Schritte, ca. 3 Min.) – Mit deinem eigenen Claude-, OpenAI- oder OpenRouter-Key kleine Apps und Websites im Chat bauen, in der Vorschau prüfen und unter einer eigenen Adresse veröffentlichen.
KI-Studio: Bilder, Videos & Sprache (12 Schritte, ca. 5 Min.) – Mit deinem eigenen KI-Anbieter (fal.ai, kie.ai, Replicate, OpenAI, Gemini, ElevenLabs …) Bilder, Videos, Musik und Sprache erzeugen – mit jedem Modell.
Werkstatt: Wünsche bauen lassen (15 Schritte, ca. 6 Min.) – Aus einem Wunsch wird ein Plan, nach deiner Bestätigung eine Einrichtung oder ein eigenes Plugin – erst nur für dich.
Marktplatz: Plugins entdecken und installieren (8 Schritte, ca. 4 Min.) – Plugins mit Kategorien, Suche, Live-Vorschau und Bewertungen – installieren mit einer klaren Berechtigungsliste.
Stimme & Spracherkennung (10 Schritte, ca. 6 Min.) – Eigene Stimme für Telefonagent und KI-Agent, Mikrofon-Taste, Voicemail als Text – mit deinem Anbieter (ElevenLabs, OpenAI, Deepgram, lokal …).
Workflows mit KI bauen (8 Schritte, ca. 5 Min.) – Einen Ablauf in Alltagssprache beschreiben, den Vorschlag prüfen und als Entwurf speichern.

Einstellungen & Kanäle

Telefonmenü, Zeitpläne und Warteschlangen (9 Schritte, ca. 7 Min.) – Anrufer mit einer Ansage begrüßen, per Taste verteilen, Öffnungszeiten und Feiertage beachten, in Gruppen und Warteschlangen klingeln lassen – und den Ablauf vorab testen.
Nummern kaufen, zuordnen und Anrufe nach Quelle (5 Schritte, ca. 6 Min.) – Rufnummern bei Twilio kaufen und freigeben, jeder Nummer ein Ziel geben, Tracking-Nummern je Kampagne und Pool-Nummern für die Website – mit Auswertung der Anrufe nach Quelle.
Postfach verbinden: Gmail & Outlook (12 Schritte, ca. 5 Min.) – Gmail oder Outlook direkt verbinden: Mails im Posteingang, aus HyperLevel im selben Thread antworten, archivieren, Labels, Entwürfe und geplantes Senden.
Raum-Modus und XR: mit Blick, Pinch und Brille arbeiten (9 Schritte, ca. 5 Min.) – Große Ziele für Vision Pro, Quest und Android XR, vier Seiten nebeneinander auf dem Riesen-Bildschirm der Brille – und Boards als schwebende Panels im Raum.
Dein Konto absichern (6 Schritte, ca. 4 Min.) – Passwort, Zwei-Faktor-Login, angemeldete Geräte und hell/dunkel.
Darstellung anpassen (11 Schritte, ca. 5 Min.) – Theme, Akzentfarbe, Bereichsfarben, schmale Seitenleiste, Icon-Pack und welche Bereiche im Menü stehen.
App & Push-Benachrichtigungen (5 Schritte, ca. 3 Min.) – HyperLevel als App installieren und Push für Nachrichten, Website-Ausfälle, Aufgaben und Zahlungen.
Einstellungen: die Grundlagen (11 Schritte, ca. 7 Min.) – Firmendaten, E-Mail- und SMS-Versand, Rechnungsdaten, eigene Felder & Tags, API.
Einwilligung & Recht (11 Schritte, ca. 8 Min.) – Einwilligungen nachweisbar einholen, Cookie-Banner, Rechtstexte und Bestellseite nach deutschem Recht – als Entwurf, nicht als Rechtsberatung.
Kanäle: WhatsApp, Messenger, Instagram (5 Schritte, ca. 5 Min.) – Die Meta-App verbinden, damit WhatsApp-, Messenger- und Instagram-Nachrichten im Posteingang landen.
Weitere Kanäle: Telegram, Discord, Slack, Push (7 Schritte, ca. 6 Min.) – Telegram-Bot, Discord-Community, Slack fürs Team und Browser-Push an Kontakte verbinden.
Telefonie & Browser-Telefon (5 Schritte, ca. 6 Min.) – Twilio verbinden, Weiterleitung, Geschäftszeiten, Voicemail – und Telefonieren im Browser.
Website-Chat (5 Schritte, ca. 3 Min.) – Chat-Blase für jede Website – Nachrichten landen im Posteingang, optional antwortet der KI-Assistent.
Team & Zugänge (6 Schritte, ca. 4 Min., Agentur) – Mitarbeiter und Kunden-Logins anlegen, Rechte je Bereich vergeben, 2FA zurücksetzen.
Dein Cloud-Konto (11 Schritte, ca. 5 Min.) – Nur für gehostete Konten: Tarif und Rechnungen, Team, Verbrauch, Datenexport und Konto löschen.
Umzug: Vom bisherigen Tool hierher (14 Schritte, ca. 7 Min.) – Kontakte, Deals, Tickets, Projekte, Wiki-Seiten, Tabellen, Formulare, Termine und mehr aus 24 Tools – von Mailchimp bis sevDesk – übernehmen, mit Vorschau, Probelauf und Rückgängig.
E-Mail-Zustellung prüfen (9 Schritte, ca. 5 Min.) – SPF, DKIM, DMARC und MX deiner Absender-Domain prüfen und die fehlenden DNS-Einträge mit deutscher Anleitung kopieren – damit Kampagnen nicht im Spam landen.
Wissensgedächtnis (Cognee) (9 Schritte, ca. 5 Min.) – Einen Wissensgraph aus Wiki, Notizen, Tickets & Co. befragen – nur mit dem, was dein Sub-Account ausdrücklich freigibt, mit Schwärzung und Löschung.
Integrations-Katalog & Apps (7 Schritte, ca. 4 Min.) – Was verbunden ist und was noch geht: alle Integrationen mit Status, Anleitung und direktem Weg zur Einrichtung.
Composio: 250+ Apps verbinden (9 Schritte, ca. 6 Min.) – Slack, HubSpot, Shopify, Google Sheets & Co. über Composio verbinden, in Workflows nutzen, App-Ereignisse empfangen und für KI & MCP freigeben.
Nango: Apps mit eigenen OAuth-Apps (7 Schritte, ca. 5 Min.) – Hunderte APIs über Nango verbinden – die Agentur richtet einmal je Anbieter eine OAuth-App ein, Sub-Accounts klicken nur „Verbinden“.
Externe MCP-Server als Werkzeuge (8 Schritte, ca. 6 Min.) – GitHub, Notion, Linear, Zapier & Co. über MCP anbinden: Werkzeuge freigeben, in Workflows und im KI-Agenten nutzen, an Claude und Codex weitergeben.
Zapier, Make & n8n (REST-Hooks) (7 Schritte, ca. 5 Min.) – API-Schlüssel je Tool, Sofort-Auslöser per REST-Hook, Zustell-Protokoll und die API-Referenz.
Umzug aus HubSpot (8 Schritte, ca. 5 Min.) – Kontakte, Firmen, Deals, Notizen, Aufgaben, Aktivitäten und Tickets aus HubSpot holen – mit Probelauf und Fortschritt.
App fürs Handy & Widgets (7 Schritte, ca. 4 Min.) – Die Android-App installieren und koppeln, gekoppelte Geräte verwalten, Widgets und Benachrichtigungen.
iPhone & iPad: HyperLevel als App (9 Schritte, ca. 4 Min.) – Zum Home-Bildschirm hinzufügen, Mitteilungen und Zahl auf dem Symbol einschalten, iPad-Ansicht und Tastaturkürzel.

Agentur & Betrieb

Personal: Urlaub, Abwesenheiten, Mitarbeiter (13 Schritte, ca. 7 Min.) – Urlaub beantragen und genehmigen, Teamkalender, Mitarbeiterdaten mit geschützten Gehaltsfeldern und Checklisten für Ein- und Austritt.
Agentur-Überblick (7 Schritte, ca. 5 Min., Agentur) – Alle Projekte mit Kennzahlen und Website-Status, projektübergreifende Kontakte, Deals, Aufgaben und Dokumente.
Kunden & Snapshots (5 Schritte, ca. 4 Min., Agentur) – Neue Kunden in Sekunden: Sub-Account aus einem Startpaket, Kunden-Login, eigenes Branding.
SaaS-Modus (5 Schritte, ca. 5 Min., Agentur) – Sub-Accounts als Abo verkaufen: Tarife, Anmeldeseite, Limits, Zahlungen über den Agentur-Stripe.
Cloud-Betrieb (12 Schritte, ca. 7 Min., Agentur) – Gehostete Version betreiben: Kennzahlen, Kunden, Preise, Fair Use, Zahlungsausfall, Stripe und Rechtstexte.
White-Label & Domains (7 Schritte, ca. 5 Min., Agentur) – Eigener Name, Logo, Farbe und App-Domain – und Domains für Kunden-Websites.
Anmeldung: SSO, Passkeys & Regeln (7 Schritte, ca. 6 Min., Agentur) – Wie sich Team und Kunden anmelden: Google, Microsoft, GitHub, Apple, eigener SSO-Anbieter, Passkeys, E-Mail-Link – mit Regeln für neue Konten und 2FA.
Integrationen: OAuth, Postfächer, Postiz (5 Schritte, ca. 5 Min., Agentur) – Google-/Microsoft-Apps für Kalender & Google-Profil, IMAP-Postfach-Sync und der Social Planner.
Todoist-Abgleich (5 Schritte, ca. 3 Min., Agentur) – Aufgaben aller Projekte in beide Richtungen mit deinem Todoist abgleichen.
Supabase-Spiegel (5 Schritte, ca. 3 Min., Agentur) – Projekte, Kontakte, Deals, Aufgaben, Rechnungen und Dokumente laufend in deine Supabase.
Betrieb: Backups, Protokoll, Störungen (6 Schritte, ca. 6 Min., Agentur) – Backups ziehen, das Protokoll lesen, Server-Ressourcen prüfen – und was zu tun ist, wenn eine Website down ist.
Partner-Links (5 Schritte, ca. 2 Min., Agentur) – „Konto anlegen“-Links zu Anbietern: Partner-Links ersetzen, einzeln oder ganz abschalten und Klicks sehen.