Berichte & Dashboards

Eigene Auswertungen über alle Bereiche – wie das Reporting von HubSpot: frei zusammengestellte Berichte, mehrere Dashboards mit Raster zum Ziehen und Vergrößern, Vorlagen, Teilen, TV-Modus und regelmäßige E-Mails. Menü Berichte (direkt unter Dashboard; vom Dashboard aus auch über Eigene Dashboards). Es braucht keine Zugangsdaten und kein zusätzliches Paket – alle Diagramme zeichnet die App selbst.

Bericht erstellen

Berichte → Bericht erstellen (oder + Bericht). Links wird eingestellt, rechts zeigt die Vorschau sofort das Ergebnis.

1. Datenquelle wählen (siehe Tabelle unten).
2. Darstellung: Kennzahl (mit Vergleich zur Vorperiode), Linie, Fläche, Säulen, Gestapelt, Balken, Kreis, Ring, Trichter (z. B. Pipeline-Phasen), Heatmap (z. B. Wochentag × Uhrzeit), Tabelle (sortierbar per Klick auf die Spalte). Beim Wechsel setzt der Builder passende Gruppierungen (Linie → nach Datum, Heatmap → Wochentag und Stunde, Trichter → Phase).
3. Kennzahlen (bis 6): Anzahl, berechnete Kennzahlen der Quelle (Win-Rate, gewichtete Umsatzprognose, MRR, No-Show-Rate …), Summe/Ø/Min./Max. von Zahlenfeldern, „eindeutig zählen“. Diagramme zeigen die erste Kennzahl (bzw. alle mit derselben Einheit), die Tabelle alle.
4. Gruppieren nach (bis 2): jedes Feld; Datumsfelder nach Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr, Wochentag oder Uhrzeit – immer in der Zeitzone des Sub-Accounts. Leere Tage/Wochen erscheinen als 0. Bei zwei Gruppen wird die zweite zu den Reihen (gestapelt), mehr als 8 Reihen werden zu „Andere“ zusammengefasst.
5. Filter (bis 20): ist / ist nicht / ist eines von / enthält / beginnt mit / leer, Zahlen größer/kleiner/zwischen, Datum im Zeitraum (z. B. „Letzte 30 Tage“) / vor / nach, Ja/Nein, „hat Tag“.
6. Zeitraum: welches Datumsfeld (z. B. Erstellt am, Gewonnen am, Bezahlt am) und welcher Zeitraum: Heute, Gestern, Diese/Letzte Woche, Letzte 7/30/90/365 Tage, Dieser/Letzter Monat, Dieses/Letztes Quartal, Dieses/Letztes Jahr, Letzte 12 Monate, Gesamter Zeitraum oder von–bis. Mit Vorperiode vergleichen stellt jedem Wert den Zeitraum davor gegenüber; „Dieser Monat“ (bis heute) wird mit denselben Tagen des Vormonats verglichen, „Letzte 30 Tage“ mit den 30 Tagen davor. Zeitraum im Dashboard beibehalten hält den Bericht unabhängig vom Dashboard-Zeitraum (z. B. „Offener Pipeline-Wert“ über alle Daten).
7. Sub-Accounts: „Nur dieser“ oder „Alle meine Sub-Accounts“ (Agentur-Sicht; jede Quelle hat dafür die Gruppe Sub-Account).
8. Höchstens (Top N): nur die größten N Gruppen.

Oben: Tabelle/Diagramm umschalten, CSV (für Excel: Semikolon, Dezimalkomma), Zum Dashboard (bestehendes oder neues), In Bibliothek speichern (Name, Beschreibung, sichtbar für mich / Team dieses Sub-Accounts / alle Admins). Gespeicherte Berichte liegen unter Bibliothek; fremde Berichte lassen sich als Kopie speichern.

Datenquellen

Quelle	Inhalt	Beispiele
Kontakte	Quelle, Zuständig, Stadt, Tags, „hat Opportunity“, „ist Kunde“, erste/letzte Quelle (Attribution)	Leads je Quelle, Lead → Deal
Opportunities	Pipeline, Phase, Status, Wert, Währung, gewichteter Wert, Wahrscheinlichkeit, Verlustgrund, Erwarteter Abschluss (auch „überfällig“), Erstellt/Gewonnen/Verloren/Abgeschlossen am, Tage bis Abschluss, Kontaktfelder	Pipeline-Wert je Phase, Win-Rate, Umsatzprognose (auch je Abschlussmonat), Verlustgründe, Deal-Geschwindigkeit
Aufgaben	Zuständig, offen/erledigt, überfällig, fällig/erledigt am	Aufgaben je Nutzer, Erledigungsquote
Termine	Kalender, Status, Herkunft, Dauer, Vorlauf	No-Show-Rate, Show-Rate, Absagequote
Nachrichten	Kanal, Richtung, Status, gesendet von, geöffnet/geklickt (nur Menschen), maschinell geöffnet	Nachrichten je Kanal, Öffnungsrate
Konversationen	ungelesen, markiert, begonnen am	neue Gespräche je Woche
Anrufe	Richtung, Status, angenommen, Mitarbeiter, Dauer	Anrufe je Nutzer, Annahmequote, Gesprächsminuten
Rechnungen & Zahlungen	Art, Status, überfällig (ab dem Tag nach dem Fälligkeitstag, in der Zeitzone des Sub-Accounts), Abo-Rechnung, Brutto/Netto/Steuer, Kunde	bezahlter Umsatz, offene/überfällige Beträge
Umsatz je Produkt	Rechnungspositionen mit Menge und Netto-Umsatz	Umsatz je Produkt
Abos (MRR)	wiederkehrende Rechnungen auf den Monat umgerechnet	MRR, ARR, MRR je Intervall
Kampagnen	Empfänger je Kampagne	gesendet, Öffnungs-/Klickrate (nur Menschen; Apple Mail, Proxys und Scanner stehen getrennt als „Maschinell geöffnet/geklickt“ – docs/email-tracking.md)
Formular-Einsendungen	Formular, Kontaktfelder	Einsendungen, Conversion zu Deal/Kunde
Attribution	Kontaktpunkte nach Art, Kanal, Quelle, Medium, Kampagne, Funnel	eindeutige Besucher je Kanal
Affiliate-Provisionen	Partner, Programm, Status, Betrag	Provision je Partner
Kurs-Einschreibungen	Kurs, Status, begonnen/abgeschlossen	Abschlussquote

Dazu kommen „Firmen“, je eigenem Objekt eine Quelle mit seinen Eigenschaften und „Lead-Scores“ (docs/objects.de.md). Weitere Module (z. B. Tickets) können eigene Quellen anmelden, siehe architecture.de.md.

Eigene Kontaktfelder

Die eigenen Felder der Kontakte (Einstellungen → Eigene Felder) stehen in der Quelle Kontakte unter Eigene Felder bereit: Zahlenfelder als Kennzahl (Summe, Ø, Min, Max – z. B. „Summe Budget je Paket“, auch als Dashboard-Baustein), Auswahl, Ja/Nein, Datum und Textfelder zum Gruppieren und Filtern. Jedes Feld gilt nur in den Sub-Accounts, in denen es angelegt ist; neue oder geänderte Felder sind sofort da. Technik: server/modules/report-custom-fields.ts (ergänzt die Quelle contacts in app.services.reportSources, Feldschlüssel cf_<schlüssel>).

Phasen-Wahrscheinlichkeit (gewichtete Prognose)

Opportunities → Pipeline bearbeiten: rechts neben jeder Stufe die Wahrscheinlichkeit in %, mit der ein Deal dort gewonnen wird. Leer = automatisch nach Position (bei 4 Stufen 20/40/60/80 %). Gewonnene Deals zählen 100 %, verlorene 0 %. Die Umsatzprognose (gewichtet) ist die Summe aus Wert × Wahrscheinlichkeit aller offenen Deals. Gewinn- und Verlustdatum merkt sich die App ab jetzt beim Statuswechsel; ältere Deals nutzen ihre letzte Änderung.

Erwarteter Abschluss, Verlustgrund und Währung

Jeder Deal hat ein erwartetes Abschlussdatum (optional), eine Währung (Standard EUR) und – wenn er auf „Verloren“ steht – einen Verlustgrund. Das Datum treibt die Prognose nach Monat (Vertrieb-Dashboard: Prognose je erwartetem Abschlussmonat, Living-Boards-Vorlage forecast_by_close_month), der Filter Abschluss überfällig zeigt offene Deals, deren Termin verstrichen ist. Die Gründe wählt man aus der Liste der Pipeline (Opportunities → Pipeline bearbeiten → Verlustgründe, ein Grund pro Zeile; leer = Standardliste) oder schreibt einen eigenen. Verlorene Deals nach Grund (Dashboard Vertrieb, Board-Vorlage lost_reasons) gruppiert nach lost_reason mit Anzahl und calc:lost_value. Beträge in verschiedenen Währungen werden nicht umgerechnet: Summen im Kanban stehen je Währung nebeneinander, in Berichten trennt die Gruppierung currency sie.

Der Verlustgrund ist Pflicht beim Wechsel auf „Verloren“ – in der Oberfläche, per API (lost_reason), MCP (ghl_update_opportunity), REST-Hook move_stage und mobiler App. Workflow-Schritte haben ein Feld „Verlustgrund“; bleibt es leer, steht dort „Per Automation“ (mobile App ohne Angabe: „Per App“). Ein Wechsel zurück auf Offen löscht den Grund; vor diesem Update verlorene Deals bleiben ohne Grund bearbeitbar.

Dashboards

Berichte → Dashboards zeigt dein Standard-Dashboard (oder das erste); oben links wechselst du zwischen allen Dashboards, die du sehen darfst.

• Filterzeile: Zeitraum (gilt für alle Widgets ohne festen Zeitraum), Sub-Account oder alle, Auto-Update (1/5/15/60 Minuten), Mit Vorperiode, neu laden.
• Bearbeiten: Widgets am Griff ziehen, an der Ecke unten rechts vergrößern (12-Spalten-Raster, die anderen rücken nach), Titel direkt ändern, ✕ entfernt. Mit der Tastatur: Griff fokussieren, Pfeiltasten verschieben, mit Umschalt die Größe ändern. + Widget holt einen gespeicherten Bericht oder öffnet den Builder; der Stift an einem Widget bearbeitet es im Builder (Widget aktualisieren).
• Teilen: nur ich, Team dieses Sub-Accounts oder alle Admins. Geteilte Dashboards sind für andere nur lesbar, und jede Person sieht nur Zahlen aus den Sub-Accounts und Bereichen, auf die sie selbst Zugriff hat. Dort auch Als mein Standard-Dashboard.
• TV-Modus: Vollbild für den Bildschirm im Büro, aktualisiert sich mindestens jede Minute; Esc oder ✕ beendet ihn.
• Auf dem Handy stehen die Widgets untereinander.

Vorlagen

Berichte → Vorlagen → Dashboard aus Vorlage legt mit einem Klick an:

• Vertrieb: offener Pipeline-Wert, gewichtete Umsatzprognose, Win-Rate, Deal-Geschwindigkeit, Pipeline-Wert je Phase (Trichter), Prognose je Phase, gewonnener Umsatz je Monat, Deals je Zuständigem.
• Marketing: neue Leads, Lead → Deal, Formular-Einsendungen, Öffnungsrate, Leads je Quelle, Leads je Woche, Kampagnen-Performance, Formular-Conversion.
• Umsatz: MRR, bezahlter Umsatz, offene und überfällige Rechnungen, Umsatz je Monat und Produkt, offene Rechnungen je Kunde, MRR je Intervall.
• Aktivität: Anrufe, ausgehende Nachrichten, erledigte Aufgaben, Annahmequote, Anrufe/Nachrichten/Aufgaben je Nutzer, Heatmap eingehender Nachrichten.
• Termine: Termine, No-Show-, Show- und Absagequote, Termine je Kalender und je Woche, No-Show-Rate je Kalender, Heatmap.

Zeitpläne (Bericht per E-Mail)

Auf einem Dashboard Per E-Mail: täglich, wöchentlich (Wochentag) oder monatlich (Tag 1–28) zur gewählten Uhrzeit an bis zu 20 Adressen. Die E-Mail enthält die Kennzahlen mit Veränderung zur Vorperiode und jedes Diagramm als Tabelle mit Balken (ohne Bilder, liest sich in jedem Mailprogramm) plus Link zum Dashboard. Standard-Zeitraum: gestern / letzte Woche / letzter Monat. Gesendet wird über den E-Mail-Versand des Sub-Accounts (Einstellungen → E-Mail, SMTP); ohne SMTP wird nur protokolliert. Die Zahlen werden mit den Rechten der Person berechnet, die den Zeitplan angelegt hat. Berichte → Zeitpläne: Vorschau, jetzt senden, bearbeiten, pausieren, löschen; dort steht auch das Ergebnis des letzten Versands.

Sicherheit & Grenzen

• Jede Abfrage ist auf die Sub-Accounts des Nutzers beschränkt (Admins: alle, Kunden-Logins: ihre eigenen, API-Schlüssel eines Sub-Accounts: nur dieser); Kunden-Logins brauchen das Recht Dashboard und das Recht des jeweiligen Bereichs (z. B. Rechnungen & Produkte für Umsatz-Quellen).
• SaaS-Tarife: Bereiche, die der Tarif eines Sub-Accounts nicht enthält, fehlen auch in dessen Berichten.
• Alle Werte gehen als Parameter an die Datenbank, Feldnamen nur aus der festen Liste der Quelle. Höchstens 1000 Gruppen je Bericht, nach 8 Sekunden bricht eine Abfrage ab („Zeitraum oder Filter einschränken“).

API & MCP

REST unter /api/reports/* (siehe api.md), MCP-Werkzeuge ghl_run_report (freier Bericht: Quelle, Kennzahlen, Gruppierungen, Filter, Zeitraum, Vergleich, Agentur-Sicht), ghl_list_dashboards und ghl_get_dashboard (alle Widgets mit Zahlen, optional anderer Zeitraum).

# Pipeline-Wert offener Deals je Phase
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  -d '{"query":{"source":"opportunities","measures":["sum:value","calc:forecast"],"group_by":["stage"],"filters":[{"field":"status","op":"eq","value":"open"}],"range":"all"}}'